الرئيسية / طب وصحة / تطوير الذات / / أسئلة في إدارة الوقت | اختبر نفسك

أسئلة في إدارة الوقت | اختبر نفسك

ما هي المشكلة الأكبر التي يواجهها المدراء الجدد في إدارة وقتهم؟

لا يمكنك إدارة وقتك بنجاح إذا لم تعرف كيف يجب أن تمضيه. إن المشكلة الأكبر لدى المدراء الجدد هي فهم أولوياتهم وأهدافهم. فهم ليسوا متأكدين فعلاً مما يتوجب عليهم فعله. وبسبب هذا الشك، فإن المدراء الجدد غالباً ما يقضون الوقت في العمل على الأشياء الخاطئة أي (غير المرتبطة بالأولويات) أو يدعون الآخرين يجرونهم إلى نشاطات غير موجهة إلى الأولويات والأهداف. ولكي تحصل على فهم أفضل لكيفية قضائك الوقت، اعمل مع مشرفك كي يوضح لك التوقعات والمسؤوليات. في نفس الوقت، ابدأ السيطرة طوال المدة التي تحتاجها مسؤولياتك الجديدة لكي تتمكن من تقدير وتخطيط أفضل لوقتك خلال مسيرتك في الدور الجديد.

هل من المعقول تأجيل المهام الهامة؟

غالباً ما نؤجل العمل على مهمة ما حتى نحصل على المعلومات أو الموارد الرئيسية. وأيضاً من الأفضل في أغلب الأحيان عدم العمل على الوظائف التي تستلزم الحساسية وصفاء الذهن عندما نكون غاضبين أو متعبين أو قلقين. فقط عليك التأكد أن دافعك لتأجيل مهمة هامة ليس نوعاً من أنواع المماطلة.

اقرأ أيضاً:  التحكم في الوقت من خلال الأهداف والغايات

كيف أتعلم قول “كلا” أو “آسف لا أستطيع”؟

عندما تؤسس أولويات واضحة وتضع برنامجاً محدداً فإن قول (لا) سيكون أسهل. يمكنك وضع حواجز عن طريق شرحك لأولوياتك. وبدلاً من الغضب طوال اليوم، يمكنك تحديد فترة من الوقت كل يوم لتتعامل مع القضايا المتعلقة بتقاريرك المباشرة. إذاً أجل كل الطلبات ماعدا المستعجلة إلى تلك الفترة التي حددتها. كن منتظماً في عقد الاجتماعات وتقارير التدريب كي تميز القضايا التي يمكنها الانتظار حتى موعد الاجتماعات بحيث يمكن للموظفين طرحها في الاجتماع.

أن تقول كلمة (لا) في الإدارة أمرٌ مخادعٌ، لكن يمكنك استخدام نفس التقنيات حيث تشرح بوضوح أولوياتك وأهمية جدول عملك. لا يمكنك قول (لا) كلما أردت ذلك، ولكن لو كنتَ حازماً في وضع الحدود فإن هذه الأوقات التي لا تستطيع قول (لا) فيها ستكون أقل تكراراً.

ماذا لو كان من المستحيل تقرير طول المدة التي سيتطلبها أمر ما؟

منطقياً تكمن صعوبة تقدير الوقت في فقدان الخبرة في التعامل مع هذا النوع من الأمور. بغض النظر عن المهمة، فإن مستوى محدد من إدارة الوقت وتقديره مطلوب تطبيقه للسيطرة على التكاليف الناتجة عن حالة عدم الملاءمة في الوقت. تبدو بعض المهام كتوظيف الشخص المناسب أو متابعة المهن الإبداعية أموراً مستحيلة التقدير، لكنها تبدأ بتقسيم المهمة باستخدام التقديرات الأفضل. احسب عدد الأشخاص الذين تحتاج إلى مقابلتهم وكم ستدوم كل مقابلة. اعمل في وقت آخر على المهام مثل الوقت اللازم للتأكد من المراجع المذكورة ومراجعة السيرة الذاتية وإعادة صياغة التوصيف الوظيفي وهكذا. حالما تقسم المهمة إلى أجزائها المكونة لها، فإن تقدير الوقت الكلي سيصبح أكثر وضوحاً.

اقرأ أيضاً:  كيف تعيش حياتك الشخصية ببساطة

هناك طريقة أخرى لتقديرك الوقت اللازم لمهمة قد تكون غير مألوفة بالنسبة لك وهي طلب المساعدة. ابحث عن زميل لديه المعرفة عن هذه المهمة واسأله النصيحة.

كلما أصبحت أفضل في تقدير الوقت، فستكون أكثر رضاً عن قدرتك على تحقيق أهدافك في الوقت الذي تحدده لنفسك.

دائماً أنسى أولوياتي الأولى لأنني أغرق في مسائل العمل اليومية. كيف يمكنني تجنب ذلك؟

إن الالتزام بأولوياتك هو مسألة التزام بشكل نموذجي أكثر من أي شيء آخر. إذا كان الآخرون يقاطعون عملك باستمرار، فعليك وضع بعض القوانين الأساسية، مثلاً اطلب عدم المقاطعة خلال “فترة الاستراحة والباب مغلق”. إذا لم يكن هناك وقتٌ كافٍ في يومك، فعليك مراجعة توزيع وقتك مع مديرك وإيجاد حلول بديلة. إن المشكلة الشائعة هي ببساطة وجود الكثير من العمل لديك.

ماذا يتوجب علي أن أفعل إذا كنت أقضي وقتاً طويلاً في شيء لست جيداً فيه؟

هذا الأمر يعتمد على عدة أشياء. من المريح أكثر أن تعمل على الأشياء التي تجيدها، لكن لا تتجاهل نقاط ضعفك بشكل كامل. إن الحل هو تحديد نقاط الضعف هذه التي تعيق نموك ونجاحك وأن تعمل على تطويرها. على سبيل المثال، فإن موظفة المبيعات البالغة منتصف العمر ستكون غير مرتاحة في التعامل مع التقنية الحديثة، ولكنها ستحتاج إلى ربط الأحزمة وتعلم كيفية استخدام الحاسوب كي تبقى في جو العمل.

اقرأ أيضاً:  نصائح إلى طلاب الجامعات عن المحاضرات والمواد الدراسية

من جهة أخرى، فإن إمضاء الوقت على نواحي الضعف لديك والتي لستَ متحمساً لتحسينها أو التي لا تقف عقبة في طريق عملك، يمكن أن يكون تكون مُحبِطة ومضيّعة للوقت. وفي هذه الحالات، فمن الأفضل لك اكتشاف خطة عمل جانبية والعودة إلى تفعيل نقاط قوتك في العمل. يجب أن تحكم إن كانت النشاطات هي ما تريد أن تمضي وقتك فيها لتطوير مهاراتك الشخصية أم أنك ستحتاج إلى تفويضها إلى شخص آخر.

اختبر نفسك: ما مدى مقدار تفهمك لمبادئ إدارة الوقت وتفعيل الوقت؟

1- في تفعيل الوقت ما هو العامل الدافع في كيفية استخدامك لوقتك.

أ- أهداف منظمتك.
ب- أهدافك الخاصة الأكثر أهمية.
ج- جدول عملك.

2- تعرف أنك تمضي الكثير من الوقت في نشاط محدد وتريد شرح القضية لمشرفك ليمنحك موارد مساعدة إضافية. ما الذي ستحتاج استخدامه إضافة إلى توصيف عملك؟

أ- تقييم أدائك.
ب- التوصيف الوظيفي للذين تريد تفويض أمور لهم.
ج- نتائج تدقيقك في وقتك.

3- ما هي الخطوة الأولى في وضع خطة لإدارة الوقت؟

أ- تقسيم الأهداف الهامة إلى نشاطات مع تقدير الوقت اللازم لها.
ب- أنشئ جدول عمل.
ج- اكتب قوائم بالأمور الواجب فعلها.

4- كيف يصبح المرء أكثر فعالية في جدولة وقت عمله؟

أ- احتفظ بسجل الوقت الفعلي المستغرق في المهام.
ب- استخدم برامج الكمبيوتر لتطوير جدول عملك.
ج- قلل من النشاطات المضيعة للوقت.

اقرأ أيضاً:  أساس إدارة الوقت بشكل جيد تنظيم نفسك

5- إحدى طرق تقليل الوقت المستغرق في النشاطات الأقل أولوية هو التفويض: أي من الأشياء التالية يجب ألا يكون أبداً جزءاً من تفويض مهمة؟

أ- إعطاء توقعات واضحة للنتائج.
ب- منح السلطة لإنهاء العمل المفوض.
ج- التأكد من إتباع معالجة دقيقة للوصول إلى النتائج.

6- يأتي شخص ما إلى مكتب بمسألة معقدة تماماً ولكنها ليست مستعجلة وتحتاج معلومات من فريقك، ما هي الطريقة الفعالة للتعامل مع هذا الأمر المقاطع لعملك؟

أ- وضح تماماً أنك مشغول ولا تستطيع التحدث الآن.
ب- اطلب تأجيل المناقشة إلى موعد اجتماع الفريق الأسبوعي.
ج- اتصل بأعضاء الفريق المعنيين واعقد اجتماعاً سريعاً ومختصراً لحل المشكلة بأسرع ما يمكن.

7- هناك كومة كبيرة على مكتبك من كل أنواع الأوراق – بريد ومعلومات عن المشاريع وصور فوتوغرافية وعروض أسعار وفواتير. إنك تمضي كثيراً من الوقت لتصفّح هذه الفوضى وإنه لأمر محبط، أي من التالي الطريقة الأفضل لبدء التنظيم؟

أ- تخلص من الأشياء غير الضرورية.
ب- شكل كومة من الأشياء التي تحتاج للعمل عليها الآن.
ج- اخلِ طاولة مكتبك بشكل كامل ونظفها.

8- ما هي الطريقة الفعالة للتوصل إلى إتمام مهمة لا ترغب في فعلها؟

أ- تعهد لنفسك بمكافأة بعد الانتهاء من المهمة.
ب- خطط لقضاء وقت قليل في إنجازها كلما أمكن ذلك.
ج- جدوِلْ المهمة لوقتٍ آخر.

9- ما هي الطريقة الفعلية لحل مشكلة الالتصاق بالهاتف؟

اقرأ أيضاً:  تطوير عادات العمل لإنجاز الأشياء في ادارة الوقت

أ- كن مصراً. استمر في معاودة الاتصال وبالتدريج ستتواصل مع الشخص.
ب- اتصل بالناس في المساء في منزلهم.
ج- استخدم البريد الإلكتروني لتحديد موعد لمحادثة هاتفية.

10- ما هي الطريقة الفعالة للتعامل مع العمل الورقي في المكتب؟

أ- صنف العمل الورقي إلى أكوام حسب الأولوية: هام وأهم والأهم.
ب- دائماً أجب على الورقة المتلقاة بدلاً من كتابة جواب منفصل.
ج- حاول التعامل مع أي وثيقة ورقية، فقط مرة واحدة.

الإجابة على أسئلة الامتحان

.1 (ب) إن وقتك ملكٌ لك تصرفه كما تشاء. ويجب أن تتحكم أهدافك سواءٌ الشخصية أو المهنية بكيفية تمضيتك للوقت. إن فهماً واضحاً لأهدافك الحقيقية سيساعدك في تفعيل وقتك.

.2 (ج) إن توصيفك الوظيفي إضافة إلى نتائج التدقيق في جدول عملك لمدة أسبوع مظهراً كيفية تمضيتك للوقت بشكل فعلي يمكنهما صنع قضية مقنعة لتحصل على موارد إضافية أو على الأقل إعادة تحديد دورك.

.3 (أ) قبل أن تشكل جدول عمل فعال أو قائمة ما يتوجب فعله، فإنك تحتاج إلى تقرير النشاطات التي ستساعدك للوصول إلى أهدافك وتقدير كمية الوقت الذي ستحتاج هذه النشاطات إليه.

.4 (أ) كلما أصبحت أفضل في تقدير الوقت اللازم لمهام ونشاطات متنوعة فإنك تستطيع وضع جداول عمل واقعية. وبالالتزام بجداول عمل حقيقية، يمكنك إدارة توقعاتك الخاصة لأهدافك وعملية تقدمك نحوها.

.5 (ج) عندما تفاوض، ركز على النتائج وليس على عملية المعالجة للأمور. يحتاج الناس إلى مساحة ليصلوا إلى النتائج المرغوب بها بالطريقة الأكثر فعالية بالنسبة لهم.

اقرأ أيضاً:  دعوات الغضب | السيطرة على الغضب

.6 (ب) اجعل اجتماعات الفريق أكثر فائدة بتأجيل القضايا الهامة ولكن غير المستعجلة إلى وقت الاجتماع. مع الوقت سيبدأ فريق العمل باستخدام اجتماع الفريق بفعالية أكبر بأنفسهم حيث أن طرد الشخص ببساطة يبدو وقحاً وعقد اجتماع فوري مع الأعضاء الآخرين أمر مربك لجدول أعمال كل الأعضاء.

.7 (ج) إن عدم التنظيم محبطٌ ومضيعةٌ للوقت. ببساطة إن التخلص من الأشياء أو وضع صندوق لتكديس الأشياء، لن يفيدك في حل المشكلة. لذا اخلِ طاولة مكتبك من كل شيء وضع خطة تخزين كي تتمكن البدء بصنع مجال عمل في مكتبك.

.8 (أ) إن تعهدك لنفسك بمكافأة كالمشي أو أخذ استراحة قهوة بعد إتمامك لشيء تفضل تجنبه، يستطيع مساعدتك في تحقيق الأشياء التي لا تحب فعلها وجعل عملك أكثر متعة. إذا استعجلت في أداء المهمة، فقد لا تؤديها بشكل صحيح. إلا أن جدولة المهمة لوقت آخر قد يعرف أيضاً بالمماطلة.

.9 (ج) قد يساعدك الإصرار على الوصول إلى الناس، لكن الالتصاق بالهاتف ما يزال حقاً مضيعة للوقت لدى العديد من الناس. لذا يستخدم العديد منهم البريد الإلكتروني لتحديد موعد محادثة هاتفية. يمكن أيضاً استخدام البريد الإلكتروني لإعلام الناس بمضمون أو موضوع المحادثة الهاتفية. لذا ستكون المحادثة مفيدة أكثر.

.10 (ج) حاول معالجة الورقة فقط مرة واحدة. إن تكديس الأوراق أمر مربك. لذا جهز مكان لوضع كل ورقة تصل إلى مكتبك، على سبيل المثال في سلة المهملات أو في علبة الوارد أو رف المجلات أو علبة الصادر أو علبة تخزين الكتالوكات.

بواسطة الطاقم الطبي

نحن مجموعة من الأطباء والمتخصصين في القطاع الصحي، نقوم بتقديم الاستشارات الطبية مجاناً والمعلومات والنصائح الطبية الموثوقة منذ عام 2005، ونستهدف الجمهور العام، المثقفون والمهتمون بشؤون صحة الإنسان. للتفاصيل، اضغط هنا