قد تساعدك الصورة الكبرى في تحديد أهدافك وكيفية التقدّم باتجاهها. تزودك الأوقات مثل تحديد الوقت بموارد لكي تضع استخدامك للوقت في الاعتبار وابتكار أسلوب فعال لكي تفعّل وقتك بالطريقة التي تريدها. هناك أيضاً عادات بسيطة عديدة تستطيع تطويرها لتوسيع استخدام وقتك أيضاً.
إدارة الرسائل
تأتي معظم الرسائل اليوم عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، وفيما يلي بعض الطرق لإدارة تدفق الرسائل الذي غالباً ما يقطع عملك وأحياناً يكون مربكاً.
طور أساليب هاتفية فعالة. بالنسبة للعديد من الناس، فإن الاتصالات الهاتفية أمر مقاطع للعمل باستمرار. لتحقيق الاستخدام الأفضل لوقت الهاتف، قم بالتالي:
– تصفح المكالمات باستخدام البريد الصوتي أو خدمة الكاشف الرقمي.
– حول المتصل إلى شخص آخر إن أمكن ذلك.
– اجعل الاتصال مختصر وهادف.
– حدد جزءاً من الوقت في اليوم لتلقي الاتصالات الهاتفية والرد عليها.
– عندما تحتاج إلى التركيز الجاد، خذ عملك إلى غرفة لا يوجد فيها هاتف.
– استخدم البريد الإلكتروني لإنجاز كل ما يمكن إنجازه من الاتصالات.
نصيحة: تناول الورقة مرة واحدة، تجاوب معها ومررها إلى الشخص الآخر أو تخلص منها
خطوات لكتابة ملاحظات هاتفية
.1 استخدم هاتفك وجهازك الكمبيوتر معاً. إذا كنت غالباً تكتب خلال تحدثك على الهاتف، احصل على سماعتي الرأس لتوصلها بالهاتف، فهما رخيصتا الثمن وتساعدان في منع إجهاد الرقبة.
.2 اصنع على حاسبك ملف منفصل لكل حساب أو مشروع أو فئة متشابهة.
.3 ضع في قائمة الأسئلة التي تحتاج طرحها والمعلومات التي تريد الاستعلام عنها قبل القيام بالمحادثة.
.4 ادخل الوقت والتاريخ والناس المعنيين بالمحادثة.
.5 اكتب أو أدخل الهدف في المحادثة.
.6 ضع في قائمة المعلومات الأساسية المتلقاة.
.7 ضع في قائمة الأشياء التي تحتاج إلى متابعة منك ومن الآخرين.
.8 ضع في قائمة المواد الأكثر أهمية.
.9 استخدم تسميات منطقية لكي تتمكن من الوصول إلى المعلومات بسهولة بداخل ملف الكمبيوتر المناسب.
استخدم البريد الإلكتروني لتوفير الوقت. يمكن أن يكون البريد الإلكتروني مربكاً أو مشتتاً للانتباه مثل الهاتف إذا كنت بحاجة إلى الفتح والرد على كل رسالة عند وصولها. ويمكن أن يكون البريد الإلكتروني أحد وسائل توفير الوقت الرائعة في العمل اليوم إذا تمت إدارته بحكمة. أهم قاعدة في التعامل مع البريد الإلكتروني هي أن تبقي رسائلك قصيرة وبسيطة.
إليك بعض الطرق الأخرى لجعل البريد الإلكتروني مفيداً لك:
– اطرح أسئلة قصيرة وسهلة الإجابة. على سبيل المثال: “ما هو تاريخ وصولك؟” أو “أرغب الاتصال بمتعهد طعام الحفلات الذي استعنت به في مأدبة الغداء. من فضلك أرسل لي اسمه ورقم هاتفه.”
– حافظ على تحديث معلومات زملائك وزبائنك والمتعهدين باستمرار بما يتعلق بسير العمل. على سبيل المثال، اكتب: “لقد أرسلنا النماذج التي طلبتها بالبريد السريع في يوم الخميس عند الساعة الرابعة. يجب أن يصلوا يوم الجمعة قبل العاشرة.
– لا يحل البريد الإلكتروني محل التواصل البشري. لا تستخدم البريد الإلكتروني للرسائل التي لها تأثير عاطفي خاصة التأثير السلبي مثل “إنني مستاء من نوعية تقريرك” أو “آسف لإعلامك بأنك قد فصلت من العمل”.
– نبه الآخرين إلى التغييرات التي قد توفر الوقت. على سبيل المثال، اكتب: “لقد انتقل مكان اجتماعنا في الساعة الثالثة من قاعة روز إلى قاعة المؤتمرات الثانية.”
– صنف عدة أسئلة في مجموعات ورقّمها كي يتمكن المتلقي من نسخها والإجابة عليها بسهولة والرد على عدة أشياء مرة واحدة.
– تجنب هدر الوقت في اتصالات هاتفية غير مجابة وذلك عن طريق تحديد مواعيد اتصال هاتفي بالبريد الإلكتروني.
– احفظ البريد الإلكتروني في ملفات المشروع المناسبة للرجوع إليها لاحقاً.
كن متعاملاً فعالاً مع البريد الإلكتروني. هل أنت متعامل فعال مع البريد الإلكتروني؟ هل:
– تستخدم الكلمات الرئيسية في تبويب العنوان كي تعطي المتلقي فكرة عما يحتويه البريد الإلكتروني؟
– دائماً أدرجْ رقم هاتفك كي يستطيع المتلقي الرد عليك بواسطة الهاتف؟ ومعظم برامج البريد الإلكتروني تمنحك إمكانية صنع توقيع خاص بك حيث يمكنك إدراج رقم هاتفك فيه.
– قم بتحرير رسائلك الإلكترونية مؤكداً على الاختصار والقدرة على التصفح السريع كي يتمكن القارئ من تفحص بريده الإلكتروني بسرعة والحصول على النقاط الرئيسية. قسم النص في البريد الإلكتروني بترك سطر فارغ واستخدم الترويس والذييل وعلامات التصنيف العددي أو النقطي.
– حاول جعل البريد الإلكتروني يتسع في حقل واحد على الشاشة كي يستطيع القارئ قراءته دون استخدام شريط التمرير.
نصيحة: قم بتسوية الأمور في نهاية كل يوم قبل مغادرتك العمل. سيساعدك هذا في بدء اليوم التالي بذهن نشيط ومتفرغ.
| مهام لتملأ بها الوقت | ||
| فترات 5 دقائق | فترات 10 دقائق | فترات 30 دقيقة |
| رتب موعداً | قم باتصال هاتفي قصير | تصفح المجلات والجرائد |
| اكتب ملاحظة سريعة | خطط جدول أعمال لاجتماع | خطط برنامجك الأسبوعي |
| قم بتحديث برنامجك | اقرأ وأجب على بريدك الإلكتروني | خطط ملاحظاتك لكتابة تقرير |
| خطط المرحلة القادمة | إملأ تقرير المصاريف | |
استغل الوقت الضائع غير المتوقع. يظهر هذا الوقت غالباً عندما تسافر أو عندما تبدأ الاجتماعات متأخرة. بما أن هذا الوقت عادة لا يمكن أن يكون مستخدماً في القيام بهدف شخصي هام فبإمكانك استخدامه ليكون أكثر فعالية.
نصيحة: افرز البريد خلال ذهابك من غرفة البريد إلى المكتب. تخلص من البريد الإعلاني حتى قبل جلوسك في مكتبك، وفوراً صنف باقي البريد إلى فئات مثل فئة “يجب الدفع” أو “يجب فعله اليوم”.