طبيب دوت كوم

القائمة

توفير الوقت عند التعامل مع الآخرين

توفير الوقت عند التعامل مع الآخرين

“ليس هناك ما هو أقوى من إلقاء نظرة ثاقبة على الطبيعة البشرية – ما الدوافع التى تحرك الإنسان، وما الغرائز التى تهيمن على تصرفاته؟ إذا كنت تعرف هذه الأمور عن أى شخص، يمكنك التواصل مع جوهره “.

تستهلك تفاعلاتنا مع الآخرين الكثير من الوقت، إن لم يكن أكثر من أى جزء آخر من اليوم؛ فحتى العمال التقنيون يقضون ما يصل إلى 75 % من أوقاتهم فى التواصل مع زملائهم فى العمل. ويمكنك زيادة كفاءة تفاعلاتك بشكل كبير من خلال تحسين جودة تواصلك مع الآخرين.

ويعد الناس من بين أكبر عوامل إهدار الوقت فى الحياة. ويمكن تقسيم المشاكل الناتجة عن الناس إلى القليل من الفئات الحساسة.

سوء الفهم الشائع

يحدث جزء رئيسى من إهدار الوقت بسبب سوء الفهم الذى ينشأ بين الناس حول الأدوار والأهداف، والمسئوليات؛ فالناس لا يعرفون ما يتوقع منهم القيام به، وكيفية فعله، وفى أى وقت. ويؤدى سوء الفهم إلى عدم الكفاءة، والغضب، والإحباط، والتعاسة. وغالبًا ما يتطلب الأمر وجود قدر هائل من الوقت لإزالة أى سوء فهم وإعادة الأمور إلى طبيعتها.

وتحدث معظم مشاكلك فى الحياة بسبب الردود الوقحة؛ فهى تأتى على قمة الأسباب، وربما تتضمن نسبة 85 % من سعادتك، أو تعاستك – فى الحياة – أناسًا آخرين بطريقة أو بأخرى. كما أن سوء التواصل مع الآخرين يتعبر مصدرًا رئيسيًّا لإهدار الوقت.

الأولويات غير الواضحة

غالبًا ما يؤدى سوء الفهم حول الأولويات إلى أدائك للوظيفة الخطأ، فى الوقت الخطأ، للسبب الخطأ، وربما يستهدف مستوى خطأ من الجودة، أو ربما تكون المشكلة فى أنك تعمل لدى الشخص الخطأ. وقد تنشأ معظم الأوقات العصيبة فى حياتك بسبب سوء الفهم فى العمل، وخصوصًا بسبب سوء التواصل مع رئيسك فى العمل.

ويعرف أهم سبب للمشاعر الإيجابية وارتفاع مستويات التحفيز فى العمل بأنه “معرفة ما هو متوقع بالضبط”. ومن ناحية أخرى، فإن الشكوى رقم واحد، أو المثبط الأول للموظفين هو “عدم معرفة ما هو متوقع”.

ولكى تؤدى بأفضل شكل لديك، فإنك بحاجة إلى الوضوح المطلق بشأن عملك وما يتوقع منك أن تفعله؛ لأنك تحتاج إلى الوضوح فيما يتعلق بنتائج ومعايير الأداء المطلوبة، كما أنك تحتاج إلى الوضوح فيما يتعلق بالجداول الزمنية والمواعيد النهائية. كما أنك بحاجة إلى وضوح بما يتعلق بالمكافآت نتيجة القيام بعمل جيد والعواقب المترتبة على فشل القيام بعمل جيد. فالوضوح هو كل شىء.

التفويض السيئ

إن التفويض السيئ للآخرين، أو من الآخرين، يؤدى إلى الأخطاء والإحباط من جانب كل من الرئيس والموظف، وهو أحد العوامل الرئيسية لإهدار الوقت.

وإحدى قواعد النجاح فى الحياة والعمل هى أن “تفترض حسن النوايا من الجميع”؛ فبذلك يمكنك أن تفترض بشكل عام أن كل شخص يفعل أفضل ما لديه فى الوظيفة التى يعتقد أنه من المفترض أن يقوم بها. ولكن التفويض السيئ يتسبب حتى فى قيام الأشخاص المخلصين والموهوبين بعمل سيئ أو وظائف خاطئة. ولذا، ينتهى بهم الأمر بالشعور بالإحباط وعدم السعادة.

الخطوط غير الواضحة للسلطة

تؤدى الخطوط غير الواضحة للسلطة والمسئولية إلى إهدار الوقت، لأن الناس لا يعرفون مَن يفترض به فعل كذا، عندما ينبغى القيام به، وعند أى مستوى من الجودة. ويظل الناس يتساءلون: مَن الذى يفترض أن يتبع مَن؟ ومَن الذى يتولى المسئولية؟ ومَن المدير؟

لعبة فى الإدارة

فى حلقاتى النقاشية عن الإدارة، غالبًا ما أدعو المدراء للعب لعبة معى. ويطلق عليها لعبة “حافظ على وظيفتك”. والقواعد بسيطة للغاية.

أولًا: يجب أن يدون المدراء أسماء مرءوسيهم. وبجانب تلك الأسماء يجب أن يكتبوا أهم الوظائف التى يتوقع من كل واحد من هؤلاء الأشخاص إنجازها – مرتَّبة حسب الأولويات – وسبب تقاضيهم لرواتب. وتتضمن الخطوة التالية – التى أخبر المدراء بها – إجراء مقابلات مع كل واحد من موظفيهم. وسوف يطرح على كل موظف هذا السؤال ويجيب عنه وهو: “ما الذى تم تعيينك من أجله بالضبط، وبأى ترتيب للأولويات؟”، فإذا كانت الإجابات التى يقدمها كل موظف متطابقة مع الإجابات التى قدمها المدراء، فعندئذ يسماح للمديرين بـ “الاحتفاظ بوظائفهم”.

ثم أسأل: “هل من أحد هنا يريد أن يلعب هذه اللعبة؟”فلا يجيب أحد على الإطلاق. وعلى مدار سنوات من إجرائى لهذا التدريب، لم يسبق لى أبدًا أن وجدت مديرًا على استعداد للمخاطرة بوظيفته من أجل التأكد من أن جميع موظفيه لديهم أفكار واضحة حول ما يتقاضون راتبًا لإنجازه.

المدير هو المسئول

الحقيقة الثابتة هى أن كل مدير مسئول عن تحقيق التأكد التام من أن كل موظف يعرف بالضبط ما يفترض به أن يفعله. وإحدى أسرع الطرق لزيادة الكفاءة، والقضاء على سوء الفهم، وتحسين التواصل هى استغراق الوقت للجلوس مع كل شخص من طاقم عملك ومناقشته بالضبط حول ما يفترض أن يفعله، وبأى ترتيب، وبأى معيار من الجودة.

المعلومات الناقصة

هناك عامل رئيسى آخر من عوامل إهدار الوقت فى مجال العمل هو المعلومات السيئة أو الناقصة، وهو الأمر الذى يؤدى إلى افتراضات واستنتاجات خاطئة. والأمر المثير للدهشة هو كثرة عدد الأشخاص الذين يقفزون إلى استنتاجات أو يصدرون افتراضات زائفة على أساس معلومات خاطئة.

وأفضل المدراء هم الذين يستغرقون الوقت لطرح الأسئلة، ويستمعون بعناية إلى الإجابات قبل أن يتخذوا أى قرار. وإذا كانت هناك معلومة رئيسية تشير إلى وجود مشكلة أو صعوبة، فإنهم يضاعفون فحصهم لهذه المعلومة للتأكد من دقتها.

اسأل دائمًا: “ما دليلك على هذا التصريح أو الحقيقة؟”، ولا تفترض أبدًا أن أى شىء مهم هو شىء صحيح دون أن تأخذ الوقت للتأكد من ذلك.

الاجتماعات غير الهادفة أو المتكررة بشكل مبالغ فيه للغاية

تعد الاجتماعات الكثيرة جدًّا، أو الاجتماعات غير الهادفة – والتى تعقد دون جدول أعمال أو اتجاه، أو ختام – من العوامل الهائلة لإهدار الوقت فى العمل. وهذه الاجتماعات تبدأ وتتوقف دون الوصول إلى قرار معين، ولا يتم فيها حل أية مشاكل، أو يتم اتخاذ أية قرارات، أو يتم تحديد أية مسئوليات. ولا يتم الاتفاق على مواعيد نهائية للعمل.

وحيث إنه يتم قضاء ما بين 25 إلى 50 % من وقت العمل فى اجتماعات من شتى الأنواع، فإنك تستطيع أن تزيد فعاليتك وإنتاجيتك بشكل هائل عن طريق استغراق الوقت لتحسين جودة اجتماعاتك، من خلال إعداد جداول أعمال مسبقة، وحسم أية مسألة.

عدم الوضوح الذى يكتنف وظيفة المرء

إن المعلومات الناقصة أو التواصل غير الواضح بشأن الأمور المهمة التى تؤثر على عمل الشخص تسبب الكثير من إهدار الوقت. وفى مسح أجرى حول تحفيز الموظفين، كان يتم تعريف أفضل الشركات على أنها الأماكن التى يشعر فيها كل شخص كما لو كان على دراية و “فى قلب” ما يحدث فى الشركة. ووصفت أسوأ أماكن العمل بأنها تلك التى لا يوجد فيها أى شخص متأكد مما يحدث فيها. وفى هذا النوع من المواقف، لم يكن لدى الأشخاص فكرة واضحة عن مسئولياتهم، وكانوا غير متأكدين من وظائفهم، وحذرين إزاء خوض أية مخاطر. فعندما لا يكون الناس على دراية بما يجرى، فإن هذا يؤدى إلى التثبيط، وسوء الأداء، و “اللعب الآمن”.

إن الناس بحاجة إلى معرفة كل ما يحدث فى الشركة ويؤثر على وظائفهم بصفة خاصة. وأفضل الشركات هى التى تكون صريحة ونزيهة مع جميع الموظفين فيما يتعلق بتلك المسائل التى تؤثر على صحة الشركة، ويكون الموظفون مدركين ما يجرى وكيف ومدى انسجام وظائفهم مع الصورة الكبيرة. وعندما يكون الموظفين غير واضحين أو غير متأكدين، فإنهم يضيعون قدرًا هائلًا من الوقت نتيجة المحادثات والمناقشات، والقيل والقال؛ الأمر الذى يؤدى إلى سلوكيات العمل غير الفعالة وضعف الإنتاجية.

استغرق الوقت للتواصل بوضوح

فى إحدى الدراسات، قال 84 % من المدراء التنفيذيين الناجحين إن قدرتهم على التواصل الفعال مع الآخرين كانت السبب الرئيسى لنجاحهم. وتقريبًا فإن جميع الرجال والنساء الناجحين اليوم فى عالم العمل والتجارة والسياسة، والمجالات الأخرى يشغلون مناصبهم التى يتقلدونها الآن بسبب قدرتهم على التواصل بشكل جيد مع الآخرين؛ فالتواصل الفعال يعتبر مهارة حيوية لإدارة الوقت.

وإليك قاعدة: لا تفترض أبدًا أن الشخص الآخر يفهم ما تناقشه معه حتى يعيده عليك بكلماته الخاصة. ولا تفترض أبدًا أنك تفهم أى شىء حتى تكرره مرة أخرى، أو تشرحه بكلماتك الخاصة، ومن ثم يوافق الشخص الآخر عليه.

ومن البديهى أننا نفهم أى شىء فقط للدرجة التى يمكننا بها تفسير ذلك الشىء إلى شخص آخر – هذا العمل المتمثل فى توضيح أية مهمة أو قرار بالكلمات لكل من المتحدث والمستمع.

وعند التفاعل مع الآخرين، اسع لفهمهم أولًا، ثم لإفهامهم. ويستخدم معظم الناس هذه القاعدة بشكل عكسى؛ فإنهم ينشغلون للغاية فى محاولة إفهام الآخرين لدرجة أنهم لا يأخذون الوقت الكافى لفهم الآخرين أولًا. لذلك استمع باهتمام إلى الشخص الآخر للتأكد من أنك تفهم تمامًا كل ما يقوله ويعنيه، وعندها فقط ينبغى أن تحاول إفهامه.

ويكمن سر التواصل الفعال فى العمل مع الآخرين فى اكتساب الوضوح المطلق حول ما يجب القيام به، وسببه، ووقته، ومستوى جودته. ويتطلب الوضوح وقتًا، وانتباهًا، وصبرًا.

قانون الميزة النسبية

فى عام 1805، أعلن الاقتصادى البريطانى “ديفيد ريكاردو” عما أصبح أحد أهم مبادئ الاقتصاد، وهو قانون الميزة النسبية. كان هذا القانون فى البداية يشير إلى التجارة بين الدول. فقد ثبت رياضيًّا أن الدول ينبغى أن تتخصص فى إنتاج تلك المنتجات التى تصنعها أفضل من أية دولة أخرى. وقد أثبت “ريكاردو” أنه حتى لو كانت الدولة “أ” تنتج نوعين من المنتجات بمستوى جودة أعلى من الدولة “ب”، فإنه لا يزال من الأفضل للدولة “أ” أن تركز حصريًّا على إنتاج منتج واحد يجعلها الأفضل ويسمح للدولة “ب” بإنتاج المنتج الآخر حصريًّا. فإن القيمة الإجمالية التى سوف تحققها كلتا الدولتين لمواطنيها سوف تكون أكبر فى نسبة الموارد المستهلكة فى الإنتاج عما لو حاولت كل دولة إنتاج كلا المنتجين.

تطبيق قانون الميزة النسبية فى عملك

هذا مبدأ مهم للغاية فى مجال الأعمال والتجارة، وهو أساس الفوارق فى الأجور الحديثة. ففى حياتك العملية، يقول قانون الميزة النسبية: “إنه ينبغى عليك أن تعين، أو تفوض، أو تستعين بمصادر خارجية، أو تجعل شخصًا آخر يقوم بأى عمل يستطيع القيام به بأجر أقل مما تربحه، أو بأجر أقل من الأجر الذى ترغب فى ربحه”.

وفى أبسط المستويات، إذا كان هدفك هو أن تربح 50000 دولار سنويًّا ويمكنك العمل لمدة 2000 ساعة سنويًّا، فإن معدل أجرك بالساعة تقريبًا هو 25 دولارًا، وهذا يعنى أنك ينبغى أن تستأجر شخصًا آخر للقيام بأية مهمة يمكن القيام بها بمعدل أقل من 25 دولارًا فى الساعة، حتى لو كنت تستطيع أن تفعل هذه المهمة أفضل مما يستطيع؛ فهذا سيمكنك من قضاء المزيد من الوقت فى القيام بالمزيد من العمل والذى يحقق لك 25 دولارًا أو أكثر فى الساعة.

وإذا كنت تريد أن تربح 100000 دولار سنويًّا، فإن معدل ربحك هو 50 دولارًا للساعة الواحدة عن كل ساعة تعملها. ولكن لا يمكنك كسب 50 دولارًا فى الساعة خلال يوم العمل إذا كنت تقوم بغسل سيارتك، أو تتسوق بقالتك، أو توصل الغسيل لمتجر التنظيف الجاف. بل إنك لا تستطيع ربح 25 أو 50 دولارًا للساعة الواحدة إذا كنت تمزح مع زملائك فى العمل، أو تعد القهوة، أو تقرأ الصحف، أو تتصفح الإنترنت؛ فهذا النوع من العمل أو النشاط لا يحقق لك تلك المعدلات من الربح. والقاعدة الأساسية هى: إذا كنت تريد أن تربح 100000 دولار فى السنة، فإن عليك أن تؤدى العمل الذى يحقق لك 50 دولارًا فى الساعة لمدة ثمانى ساعات كل يوم عمل.

المبدأ الرئيسى للإنتاجية الشخصية

هذا هو المبدأ الرئيسى للإنتاجية الشخصية: إذا لم تركز بذهن حاد على العمل عند معدل ربحك بالساعة الذى ترغب فيه أو أعلى منه، فإنك لن تربح هذا المبلغ من المال على المدى الطويل.

وتنطبق هذه القاعدة على التوظيف – سواء كان هناك شخص يقوم بإدارة الحسابات، أو الكتابة على الكمبيوتر، أو التسوق، أو تنظيف المنزل، أو أى مهمة أخرى. فالسر يكمن فى التفويض الفعال؛ حيث يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية أو تفويض تلك الأشياء التى تجنى لك أقل من المعدل الذى تربحه كل ساعة. وهذه هى الطريقة الوحيدة التى سيكون لديك من خلالها الوقت الكافى للتركيز على القيام بهذا النوع من العمل الذى سيحقق لك هذا القدر من الأموال التى تريدها حقًّا.

فى كل عام، يتم تسريح مئات الآلاف من الناس من وظائف مختلفة فى صناعات مختلفة. وفى كل الأحوال تقريبًا، يكون هذا لأن إسهاماتهم فى شركاتهم كل ساعة تنخفض إلى أقل من المبلغ الذى يتقاضونه فى الأجور أو الراتب. وقد يكون هذا الوضع ناجمًا عن ظروف خارجية، بفعل التغيرات التى تطرأ على السوق، والتى تجعل المستهلكين أقل رغبة فى المنتجات والخدمات التى تنتجها.

يمكنك أن تتقاضى راتبًا نظير إسهاماتك فقط

فى حالات كثيرة جدًّا، تنخفض قيمة العمال لأنهم لا يطورون مهاراتهم باستمرار. ومن ناحية أخرى، فإنهم يضيعون الكثير من الوقت؛ لأنهم ينخرطون فى أداء أنشطة أو مهام منخفضة أو عديمة القيمة – وهى المهام التى لا يستطيع أى أحد أن يدفع لها 25 أو 50 دولارًا فى الساعة من أجل القيام بها. ونتيجة لذلك، يتم تسريح العمال أو فصلهم، ويضطرون للانتظار لعدة أشهر قبل العثور على وظائف جديدة تدفع لهم مبالغ أقل من تلك التى كانوا يحصلون عليها من قبل.

إن التركيز على معدل ربحك كل ساعة، وزيادة قيمة عملك على أساس كل ساعة باستمرار – يعد هو سر مستقبلك. وقد قال مدرب كرة السلة “بات رايلى”: “إذا لم تتحسن، فإنك تزداد سوءًا”. فإذا لم تتعلم باستمرار وترفع مستوى مهاراتك، فإنك فى الواقع تتقهقر إلى الخلف، ويصبح وقتك أقل وأقل فى القيمة بالنسبة لصاحب العمل. فلا تدع هذا الأمر يحدث لك.

التفويض هو سر الفعالية

لكى تحقق كل ما تستطيع تحقيقه، ولكى تكون قادرًا على التركيز على تلك المهام القليلة التى يمكن أن تحقق لك أعظم الإسهامات فى حياتك وعملك، يجب أن تصبح ممتازًا فى التفويض. وسواء كنت مديرًا أو موظفًا، يجب عليك أن تبحث باستمرار عن طرق للتفويض، والاستعانة بمصادر خارجية، وجعل أشخاص آخرين يقومون لك بهذه الأمور التى تجنى لك أكثر من سعر الساعة الذى ترغب فى ربحه.

وهناك عدة طرق لتصبح أكثر فعالية فى التفويض، أو الاستعانة بمصادر خارجية، أو الاستعانة بأشخاص آخرين للقيام بأجزاء معينة من عملك بحيث يمكنك التركيز على الأجزاء التى تحقق لك ربحًا أكثر من غيرها.

مَن أيضًا يستطيع أداء هذه الوظيفة؟

اطرح هذا السؤال: “مَن الذى يستطيع القيام بهذه المهمة بدلًا منك؟”، تذكر أنك يجب أن تفوض كل شىء ممكن من أجل أن يكون لديك ما يكفى من الوقت للقيام بتلك الأشياء القليلة التى تعتبر أكثر أهمية بالنسبة لك.

مَن الذى يستطيع القيام بالمهمة أفضل منك؟

إحدى سمات المدراء الفعالين والقادة الناجحين هى أن لديهم القدرة على الوصول إلى الأشخاص المتفوقين عنهم فى مهام محددة. فينبغى أن تبحث باستمرار عن الأشخاص الذين يمكن أن يفعلوا أجزاء معينة من عملك أفضل منك.

هل يمكن أداء المهمة بتكلفة أقل؟

قيِّم المهمة واسأل: “من الذى يستطيع القيام بهذه المهمة بتكلفة أقل منى؟”، فإن العديد من الشركات والأفراد يجدون أن بإمكانهم الاستعانة بمصادر خارجية لأداء أجزاء كبيرة من عملياتهم ويعهدون بها للشركات المتخصصة فى هذا المجال. والشركات التى تتخصص فى عمل معين يمكنها عادة أداء الوظيفة بشكل أسرع وأرخص من أى شركة تؤدى ذلك العمل كجزء من أنشطتها الأخرى.

هل يمكن إلغاء هذه المهمة؟

اسأل نفسك والآخرين: “هل من الممكن إلغاء هذا النشاط تمامًا؟”. ما الذى قد يحدث لو لم يتم إنجاز هذه المهمة على الإطلاق؟ معظم المهام والأنشطة الروتينية فى أى شركة أو مشروع يمكن إلغاؤها بسهولة دون تكبد أى خسارة فى الإنتاجية والزيادة العالية فى الفعالية.

ذات مرة، فى إحدى الشركات الكبرى ضمن أفضل 500 شركة، تولى نائب رئيس جديد لقسم التمويل أعمال المحاسبة ومسك الدفاتر للفرع المحلى. وكان أحد أقسامه يتكون من اثنى عشر محاسبًا ومحللًا يتقاضون أجورًا مرتفعة، وكانوا يقضون وقتهم فى تجميع التقارير الشهرية من جميع أقسام التشغيل ووضعها فى مجلد واحد، ويتم توزيعها بعد ذلك إلى جميع رؤساء الأقسام. وكان هذا القسم وأنشطته يكلف الشركة ما يقرب من مليون دولار سنويًّا.

وكان نائب الرئيس الجديد لقسم التمويل فضوليًّا؛ حيث نزل أسفل القاعة وسأل أحد رؤساء القسم عما لو كان قد تلقى التقارير الشهرية من قسم المحاسبة، فطمأنه رئيس القسم بأنه يتلقى التقارير كل شهر. وعندئذ سأله نائب رئيس قسم التمويل: “وماذا تفعل بها؟”.

فقال رئيس القسم: “تعال إلى هنا وسأريك”. واصطحب نائب رئيس قسم التمويل أسفل القاعة حتى وصلا إلى غرفة المحفوظات حيث توجد التقارير الشهرية. كان سمك كل تقرير منها يبلغ حوالى ثلاث بوصات، وكانت مكدسة بدقة على مجموعة من الرفوف. “ليس لدينا وقت مطلقًا لقراءتها، ولكننا نحتفظ بها هنا كما ترى”.

عاد نائب رئيس قسم التمويل إلى مكتبه، ودعا المتخصصين الذين أصدروا التقارير، وطلب منهم وقف أنشطتهم. وتم تكليفهم بوظائف أخرى كانت الشركة فى حاجة ماسة لخبرتهم فيها أكثر من هذا القسم. ولكنهم احتجوا بقوة ضد هذا القرار، وأصرُّوا على أن الشركة كانت تعتمد على تقاريرهم الشهرية. لكن النائب الجديد كان مصرًّا؛ فقد توقف عن إصدار التقارير ولم يخبر أحدًا، ولم يحدث شىء.

وبعدها بتسعة أشهر، كان نائب الرئيس يحضر اجتماعًا تنفيذيًّا وسأله أحد رؤساء الأقسام بصورة عابرة: “ما الذى حدث لتلك التقارير الكبيرة التى اعتدنا تلقيها من قسمك كل شهر؟”، فقال نائب رئيس قسم التمويل: “لقد أوقفنا إصدارها”.

فقال رئيس القسم: “حسنا، إننا لم نكن نقرؤها على أية حال”، وكان هذا هو التعليق الوحيد الذى تلقاه على الإطلاق من أى شخص فى الشركة عن وقف إصدار التقارير.

والأمر المثير للدهشة هو كثرة عدد الأنشطة المستمرة فى مجال الأعمال التجارية، وفى الحياة الخاصة، والتى يمكن التوقف عنها تمامًا بسهولة مطلقة، دون أية خسارة أو إزعاج لأحد. إن اجتثاث جذور الفرص التى تنشد زيادة الكفاءة بشكل مبالغ فيه من الممكن أن يحسن الإنتاجية والربحية لأية مؤسسة أو قسم.

ست خطوات للتفويض الفعال

لكى تفوض عملك للآخرين بفعالية، هناك ستة خطوات يمكنك اتخاذها. ولو أهملت أية خطوة من هذه الخطوات، فإنك بذلك تخاطر بوقوع سوء التواصل وسوء الفهم وضعف المعنويات والأداء.

1. قارن الشخص بالوظيفة لترى مدى استعداده لأدائها. أحد أكبر عوامل إهدار الوقت فى عالم العمل هو تفويض المهمة إلى الشخص الخطأ. فغالبًا ما يتم تفويض المهمة إلى شخص غير قادر على أدائها بشكل صحيح أو إنجازها فى الموعد المحدد.

وأفضل مؤشر للأداء فى المستقبل هو الأداء فى الماضى. والقاعدة هى ألا تفوض أبدًا أية مهمة ضرورية لأى شخص لم يؤد هذه المهمة على نحو مرض فى الماضى؛ فليس من العدل أن نتوقع من شخص لم يؤد من قبل أية مهمة على مستوى كاف من الجودة عندما يتولى أداءها للمرة الأولى.

2. اتفق على ما ينبغى القيام به. بمجرد أن تحدد الشخص المناسب للمهمة، خذ الوقت الكافى لمناقشة هذه المهمة مع ذلك الشخص واتفقا على ما يجب القيام به. وكلما زاد الوقت الذى تستغرقه للمناقشة والاتفاق على النتيجة النهائية أو الهدف النهائى – أى زاد الجهد الذى تبذله لتحقيق الوضوح المطلق – تم أداء المهمة بشكل أسرع بمجرد أن يبدأ الشخص العمل فيها.

3. اشرح الطريقة التى ينبغى بها أداء المهمة. اشرح للشخص أسلوبك المفضل أو أسلوب العمل، واشرح له الكيفية التى تريد أن يتم إنجاز المهمة بها، وكيف أنجزتها أنت أو أى شخص آخر بنجاح فى الماضى.

4. اسمح لموظفك بأن يعطيك تغذية راجعة عما تم قوله. اطلب من الشخص الآخر أن يعطيك تغذية راجعة لتعليماتك بكلماته الخاصة. اجعله يشرح لك ما شرحته للتو واتفقتما عليه؛ فهذه هى الطريقة الوحيدة التى يمكن أن تتأكد بها من أن الشخص الآخر يفهم بشكل فعلى الوظيفة أو المهمة التى فوضت له لإنجازها.

5. حدد موعدًا نهائيًّا. ضع موعدًا نهائيًّا وجدولًا زمنيًّا لإنجاز المهمة. وفى الوقت نفسه، اتخذ الترتيبات اللازمة للحصول على تقارير منتظمة والقيام بتفتيش دورى. واطلب التغذية الراجعة واطرح الأسئلة إذا كانت هناك أية تأخيرات أو مشاكل.

6. استخدم الاستثناءات فى الإدارة. يعد الاستثناء فى الإدارة أداة فعالة لإدارة الوقت يمكنك استخدامها للعمل بشكل أكثر كفاءة مع الآخرين. فإذا كان العمل يسير فى مساره الصحيح ووفق الجدول الزمنى، فإن الاستثناء فى الإدارة يعنى أن الشخص ليس مضطرًّا للرجوع إليك باستمرار. فإذا لم تسمع منه شيئًا، يمكنك أن تفترض أن كل شىء يسير على ما يرام؛ فالفرد عليه الرجوع إليك فقط عند حدوث استثناء أو إذا كانت هناك مشكلة فى إنجاز هذه المهمة فى الوقت المحدد، أو عند مستوى الجودة المتفق عليه.

سبع طرق لإنجاز المزيد من العمل كل يوم

هناك سبع طرق يمكنك استخدامها لإنجاز المزيد من العمل كل يوم. وكل اقتراح منها بسيط ومباشر، ولا يكلف أية أموال.

1. اعمل بمزيد من الجد. اعمل بجد أكثر مما تعمل اليوم. يمكنك التركيز بكثافة أكبر على عملك، ويمكنك التركيز بذهن حاد وأن تضبط نفسك على العمل دون مقاطعات، أو انحراف، أو تشتيت. ويمكنك العمل بجد أكثر من أى شخص آخر، وهذا هو سر النجاح العظيم.

2. اعمل بشكل أسرع. يمكنك العمل بشكل أسرع مما تفعله اليوم، ويمكنك تسريع وتيرتك، ويمكنك اكتساب إيقاع أسرع لعملك، ويمكنك التحرك بسرعة أكبر من مكان إلى آخر ومن مهمة الى أخرى. وعندما تجمع بين العمل بمزيد من الجد والعمل بشكل أسرع، يمكنك إنجاز المزيد فى اليوم الواحد أكثر مما ينجزه معظم الناس فى أسبوع بكامله.

3. جمِّع مهامك فى دفعات. يمكنك تجميع مهامك فى دفعات، ويمكنك القيام بسلسلة من المهام المتشابهة معًا، والاستفادة من ميزة منحنى التعلم.

4. افعل المزيد من الأشياء المهمة. يمكنك أن تفعل المزيد من الأشياء المهمة، ويمكنك العمل على المهام ذات القيمة الأعلى، ويمكنك العمل على المهام التى لها نتيجة محتملة أعلى بدلًا من تلك الأنشطة التى لديها نتيجة أقل.

5. افعل الأشياء التى تؤديها بشكل أفضل. افعل الأشياء التى تتفوق فيها؛ فكلما كنت أفضل فى مهارة أساسية لأى مجال، زاد ما يمكنك إنجازه، وبمستوى جودة أعلى. ولأنك أفضل فى أداء هذه المهام، فإنها ستكون أسهل بالنسبة لك، وستنجزها بجهد أقل، وسوف يصبح لديك المزيد من الطاقة نتيجة لذلك.

6. ارتكب القليل من الأخطاء. لإنجاز المزيد مما تقوم به، يمكنك ارتكاب أخطاء أقل، ويمكنك أن تأخذ الوقت لتفعل ذلك بشكل صحيح فى المرة الأولى. ولابد أنك سمعت مقولة: “ليس هناك أبدًا ما يكفى من الوقت لفعل الشىء بشكل صحيح، ولكن هناك دائمًا ما يكفى من الوقت للقيام به كثيرًا”، وأحد أفضل تقنيات إدارة الوقت هو أن تفعل الشىء بشكل صحيح فى المرة الأولى، حتى ولو كان يتطلب المزيد من الجهد والتركيز.

7. عليك بتبسيط العمل. يمكنك تبسيط العمل عن طريق خفض عدد الخطوات اللازمة لإكمال المهمة – وهذا يجعل من إنجاز المهمة أبسط وأسهل.

إبداء الاهتمام

الحياة هى دراسة الاهتمام. فأنت تبدى الاهتمام دائمًا لأكثر الأشياء قيمة بالنسبة لك. فإذا كنت تقدر شخصًا آخر، فإنك تنصت له باهتمام عندما يتحدث. وإذا كنت تقدر نتيجة أية مهمة، فيجب أن تبدى اهتمامًا قويًّا للتفاصيل التى تحدد اكتمال المهمة بنجاح من عدمه؛ لأن المديرين الذين يتميزون بالفعالية يقدرون أقسامهم وموظفيهم ويبدون اهتمامًا قويًّا لكل ما يجرى حولهم.

ضمان النجاح فى العمل

أفضل الأوقات التى ستمر بها على الإطلاق فى أية وظيفة أو شركة هى عندما تتعايش مع رئيسك فى العمل بشكل جيد ورائع. ومن ناحية أخرى، فإن أسوأ الأوقات التى ستمر بها على الإطلاق فى أى وظيفة هى عندما لا تتعايش مع رئيسك فى العمل بشكل جيد. والسبب الرئيسى فى أن الموظفين يواجهون مشاكل مع أرباب العمل – هو عدم الوضوح حول ما يجب القيام به بالضبط، وعند أى مستوى، وبأى ترتيب للأولويات.

وإليك تدريبًا رائعًا: ضع قائمة بجميع الإجابات الممكنة عن هذا السؤال: “لماذا أتقاضى راتبًا؟”. اكتب كل ما تعتقد أنه قد تم التعاقد عليه لإنجازه فى عملك. وركز على النتائج بدلًا من الأنشطة. وتخيل أن عملك يتكون من سلسلة من الإنجازات. وحدد وظيفتك على مستوى الإنجازات التى تدفع لك شركتك أجرًا أو راتبًا فى مقابلها.

الآن، خذ هذه القائمة لرئيسك فى العمل واطلب منه تنظيمها حسب الأولوية، استنادًا إلى ما هو أهم بالنسبة لها. وقد يستغرق هذا الأمر بضع دقائق، لذا تحلَّ بالصبر. وبينما تناقش هذه القائمة مع رئيسك فى العمل، اطرح أسئلة بحيث تكون واضحًا تمامًا بشأن ما يريده أو يحتاج إليه منك.

ركز على أهم أولويات رئيسك فى العمل

من اليوم فصاعدًا، اهتم وركز على فعل تلك الوظائف التى يعتبرها رئيسك فى العمل هى الأهم قبل أن تفعل أى شىء آخر. وعندما يطلب منك رئيسك فى العمل أن تفعل شيئا آخر، أخرج قائمتك واسأله عن ترتيب المهمة الجديدة فى الأولويات مقارنة بالمهام الموجودة حاليًا بقائمة مهامك.

وإذا كنت تعمل بكامل طاقتك، سيكون عليك التوقف عن فعل شىء قديم لتفعل شيئًا جديدًا؛ فإن العديد من رؤساء العمل لا يدركون أن جدولك ممتلئ بالفعل. وعندما يطلب منك رئيسك فى العمل أن تفعل شيئًا جديدًا، ينبغى أن تسأله عما يود منك أن تتوقف عن فعله بحيث يمكنك العمل على المهمة الجديدة التى أوكلها لك للتو؛ فهذه طريقة رائعة للتقليل من سوء الفهم وتحسين التواصل.

إنك فقط عندما تعمل على تلك المهام التى تعتبر الأهم بالنسبة لرئيسك فى العمل، يمكنك أن تحصل على أى فرصة لإسعاده أو إرضائه، أو للحصول على راتب أعلى، أو الحصول على ترقيات فى الكثير من الأحيان. وإذا وقعت فى خطأ فعل الأشياء التى على قائمتك الخاصة بطريقة ممتازة، ولكن كنت تعمل على المهام غير المهمة بالنسبة لرئيسك فى العمل، فسوف تدمر فعليًّا حياتك المهنية. وكلما زاد الوقت الذى تقضيه فى أداء المهام غير المهمة بطريقة ممتازة، زاد تخلفك عن الركب.

ثلاثة أنواع من القرارات

هناك ثلاثة أنواع من القرارات فى أية مؤسسة أو أسرة. وعندما تتضمن هذه القرارات أشخاصًا آخرين، من المهم أن يكون كل شخص واضحًا بشأن نوعية القرار الذى يكون قيد البحث والدراسة.

1. قرارات القيادة. هذه القرارات يجب أن يتخذها رئيس العمل أو الشخص المسئول. وهذه القرارات هى غاية فى الأهمية لأن شخصًا واحدًا فقط يكون هو المسئول الوحيد عن إبداء رأيه فيما ينبغى القيام به.

إن تعيين موظف رئيسى، أو فصل موظف سيئ الأداء، أو اتخاذ قرار استثمارى مهم، أو إبرام صفقة أو معاملة، أو حتى التفاوض على قرض جديد من البنك – جميعها قرارات تتعلق بالقيادة، ويجب أن يتخذها الشخص المسئول.

2. القرارات الاستشارية. وهذه قرارات تطلب من خلالها أنت، أو رئيسك فى العمل، المشورة ومعرفة آراء الآخرين. فأنت تجمع بين آراء الآخرين وأفكارهم، ومعطياتهم، وآرائك الخاصة، وتتخذ القرار. وعلى الرغم من أن القرار الاستشارى يتطلب المشورة ومشاركة الآخرين، فإنه لا يتم اتخاذه بناء على تلك المشورة.

ربما تفكر فى تعيين شخص جديد، أو تكليف شخص معين بمهمة معينة، أو إنفاق قدر معين من المال على نشاط تجارى، أو الشروع فى حملة بيع أو تسويق جديدة. فإذا كنت أنت رئيس العمل، فيمكنك طلب المشورة من الجميع قبل أن تغلق الباب فى النهاية وتتخذ قرارك النهائى.

عندما كان الجنرال “دوايت دى. آيزنهاور” هو القائد الأعلى لقوات الحلفاء فى بريطانيا، أخذ مشورة وآراء المئات من الخبراء العسكريين والمخططين والمتخصصين فى إعداده لغزو نورماندى بفرنسا. وقد استغرقت هذه العملية عدة أشهر. ولكن فى النهاية، مع توقع يوم واحد من هدوء الطقس ببحر المانش، اتخذ الجنرال “آيزنهاور” بمفرده القرار المصيرى الذى أطلق غزو 6 يونيو 1944، والذى أدى لانتهاء الحرب العالمية الثانية بعدها بعشرة أشهر.

3. القرارات التى تتخذ بإجماع الآراء. النوع الثالث من القرارات هو القرار الذى يتم على أساس إجماع الآراء. وهذه قرارات ديمقراطية يشترك فيها الجميع، ويناقشون الإيجابيات والسلبيات، ويوافقون بعد ذلك على ما يتعين القيام به. وفى بعض الأحيان، يكون الجميع متفقين فى الرأى، وأحيانًا يتم اتخاذ القرار من خلال التصويت الديمقراطى، حيث يؤخذ برأى الأغلبية. وبمجرد أن يتم اتخاذ القرار، يلتزم الجميع بالعمل على إنجاحه، حتى ولو كانوا قد صوتوا ضده خلال مرحلة المناقشة.

وضح نوع القرار

إحدى المشاكل فى التواصل والعمل مع الآخرين هى اللبس والغموض الذى يكتنف نوع القرار الذى يتم اتخاذه فى تلك اللحظة؛ فأحيانًا يطلب الرئيس الحصول على الآراء والأفكار، ومن ثم يستنتج الموظفون تلقائيًّا أن هذا القرار مبنى على إجماع الآراء، فى حين قد ينظر إليه الرئيس على أنه قرار استشارى. وعندما يتخذ الرئيس قرارًا يتنافى مع رغبات أو آراء الآخرين، فإنه يمكن أن يؤدى إلى المشاعر السيئة وسوء الفهم، وسوف يضيع الوقت فى الرجوع للآخرين وتبرير طلب آرائهم والترحيب بها، ولكن لا يتبع بالضرورة الالتزام بها فى القرار النهائى.

وعندما يوضح الرئيس أن هذا القرار ديمقراطى أو مبنى على إجماع الآراء، فهو يقول “إن الموظفين يمكن أن يقرروا ما ينبغى القيام به فى هذه الحالة، وأنه مهما كان ما تقرره المجموعة، فإن كل فرد سوف يلتزم به”. وعندما يكون الجميع واضحين بشأن نوع القرار قيد البحث والدراسة، فإن كل شىء يسير على نحو أكثر سلاسة، مع أقل قدر من الانقسام وإهدار الوقت.

ركز على الحل

إننى غالبًا ما أقول فى حلقاتى النقاشية: “إننى أعرف مسئوليات وظيفة كل شخص فى هذا الجمهور”، فيجذب هذا القول اهتمام الجميع على الفور. وعندئذ يبتسم الناس ثم ينتظرون لسماع ما سأقوله.

فأقول: “يمكنك أن تأخذ بطاقة عملك وتشطب على اللقب المكتوب تحت اسمك، وتستبدله بعبارة “رجل حل المشاكل”. فالجميع هنا يعملون على حل المشاكل من أى نوع – وهذا ما تفعلونه طوال اليوم”.

وإحدى سمات الأشخاص الناجحين هى أنهم موجهون بقوة نحو حل المشاكل؛ فإنهم لا يمكثون فى التفكير باستمرار والحديث حول المشكلة، وعلى من يقع اللوم، ومقدار الخسارة الواقعة، وسبب حدوثها. ولكنهم بدلًا من ذلك، يركزون على الحل وما يمكن القيام به لمعالجة المشكلة.

إن وظيفتك – مهما كان منصبك – هى حل المشاكل، كما أن دخلك، وترقيتك، واحترام وإجلال أقرانك لك، وجميع نجاحاتك فى الحياة إنما تتحدد من خلال مدى فعاليتك فى حل المشكلات والصعوبات التى تواجهها كل ساعة من كل يوم فى تحقيق أهدافك.

إن القيادة هى القدرة على حل المشكلات. ويتمثل النجاح فى القدرة على حل المشكلات، والفعالية الشخصية هى القدرة على حل مشاكل الحياة اليومية التى لا مفر منها أو لا يمكن تجنبها. والسؤال الوحيد هو: “ما مدى براعتى فى حل المشاكل؟”.

وإليك اكتشافًا رائعًا: كلما فكرت وتحدثت حول الحلول الممكنة، أصبحت أكثر ذكاء. وكلما فكرت وتحدثت عما يمكن فعله لحل المشكلة، زادت الأفكار التى ترد إليك، وأصبحت أكثر إبداعًا، واشتغل عقلك بشكل أسرع. وكلما زادت الحلول التى تبتكرها، زادت الحلول التى تتراءى لك. وفى النهاية، سوف تصبح مثل “بات مان” فى لعبة الفيديو الشهيرة – تقضى على المشاكل بسرعة بمجرد أن تواجهها.

وأحد أكبر عوامل توفير الوقت فى الحياة الشخصية والعملية هى أن تحل المشكلة المناسبة بالطريقة المناسبة. إنها قدرتك على التعامل بفعالية وكفاءة مع المشاكل والتغلب عليها، والانتقال نحو النتيجة أو الهدف الذى ترغب فيه.

ومن ناحية أخرى، فإن أحد أكبر عوامل إهدار الوقت فى الحياة الشخصية والعملية هو عدم القدرة على حل المشكلات، لأن عدم القدرة على حل أية مشكلة رئيسية يؤدى إلى تدنى الإنجاز، والإحباط، والفشل، وحتى إفلاس أية مؤسسة. ويعد التفكير والحديث فى إطار حل المشاكل والحلول هو أحد أهم التوجهات العقلية التى يمكنك تطويرها.

سبع خطوات لحل المشاكل بفاعلية

هناك سبع خطوات لحل المشاكل بفاعلية. فإذا اتبعتها لبقية حياتك المهنية فسوف تكون قادرًا على اختراق أية صعوبة أو عقبة.

حدد المشكلة بوضوح

ابدأ بأن تسأل نفسك: “ما المشكلة بالضبط؟”. حدد المشكلة بوضوح، وكلما كان ممكنًا، اكتبها. وتذكر أن التشخيص الدقيق هو نصف العلاج. وفى بعض الأحيان، تؤدى كتابة مشكلة ما على لوحة أو ورقة بيضاء والحصول على موافقة الجميع على تعريف هذه المشكلة إلى أى حل مناسب بسرعة.

وفى الكثير جدًّا من الأحيان، يؤدى إجبار نفسك على تحديد المشكلة بوضوح وكتابتها على قطعة من الورق إلى التوصل لحل منطقى؛ فإن نسبة 50 % من المشاكل يمكن حلها فى مرحلة التعريف.

ما الذى يمثل مشكلة أيضًا؟

بمجرد أن يكون لديك تعريف واضح للمشكلة، ينبغى أن تسأل: “ما الذى يمثل مشكلة أيضا؟”، ولا ترض أبدًا بوجود تعريف واحد فقط لأية مشكلة، بل واصل الفحص، وانظر ما إذا كنت لا تستطيع وضع تعريفات متعددة لمشكلة واحدة.

وأحيانًا تكون أية مشكلة كبيرة هى فى الواقع “مشكلة عنقودية”؛ حيث تتكون المشكلة الأكبر بشكل فعلى من العديد من مشاكل أصغر. ومن خلال تعريف المشكلة بوضوح، قم بتقسيمها إلى أجزائها المكونة لها، بحيث تتمكن من حل جميع الأجزاء الصغيرة فى آن واحد.

والقاعدة هى: فى كل مشكلة معقدة، هناك عادة مشكلة واحدة يجب حلها قبل حل أية مشاكل أخرى. وهذه المشكلة الوحيدة الضخمة التى يجب حلها غالبًا ما تكون غير ظاهرة أو واضحة. ويتطلب الأمر القليل من التنقيب من جانبك للوصول إليها.

إن طبيعة البشر هى القفز إلى الاستنتاجات؛ فنحن نرى المشكلة ونقفز إلى أى حل، فنقفز بسرعة من المشكلة إلى الحل، دون أن نفكر فى أننا بذلك ربما نقفز من المقلاة الى النار. وعند تعريف أية مشكلة أو مشكلات، من المهم أن تتحرك ببطء من البداية لتتأكد من أنك لا تحل المشكلة بالطريقة الخطأ؛ فإن حل المشكلة الخطأ بالطريقة الصحيحة غالبًا ما يؤدى إلى خلق موقف أسوأ من الموقف الذى بدأت عنده.

حدد جميع الأسباب المحتملة

قبل أن تبحث عن أى حل، اسأل: “كيف حدثت هذه المشكلة؟”. ما كل الأسباب المحتملة لهذه المشكلة؟ ما الدافع الذى تسبب فى المشكلة؟ فلا يكفى أن تأتى بحل ببساطة. ومن المهم أن تتعامل مع الأسباب الكامنة التى خلقت هذه المشكلة فى المقام الأول.

عندما أسست شركتى الخاصة منذ بضع سنوات، فإننا مهما كنا نعمل فى السوق، يبدو أننا كنا نواجه دائمًا مشكلة فى تدفق النقد. ففى كل شهرين، كان حسابنا المصرفى يصبح خاليًا وكان علينا أن نتدافع للحصول على الأموال التى تغطى الرواتب وغيرها من الفواتير.

وفى النهاية أدركنا أننا كنا نفتقر إلى نظام لإدارة النقد، وتعلمت فيما بعد أن هذا هو أحد أهم الأدوات لبقاء ونجاح الشركات (أو الأشخاص)؛ لأنه تصور شهرى طويل المدى لاحتياجاتك النقدية، على أساس أفضل تقديراتك لإيراداتك ونفقاتك.

وعندما استغرقنا الوقت لتصور سنة مستقبلية، استنادًا إلى التقلبات الموسمية فى عائداتنا، أصبحنا قادرين على أن نتوقع – بشىء من الدقة – الإيرادات، والمصروفات وأوقات العام التى سنعانى فيها نقصًا فى النقد. وبمجرد أن وضعنا خطتنا النقدية موضع التنفيذ، نظمنا خطوط الائتمان والاحتياطيات المالية للتأكد من أن الأزمة النقدية لن تحدث مرة أخرى.

وفى الكثير جدًّا من الأحيان، فإن تحديد سبب أى مشكلة على الفور قد يشير إلى وجود حل واضح يمكنك من حل المشكلة ومنعها من الحدوث مرة أخرى.

حدد جميع الحلول الممكنة

قبل القفز إلى أية نتيجة، اسأل: “ما هى كل الحلول الممكنة؟”. ما هى جميع الأشياء المختلفة التى يمكنك القيام بها لحل مشكلة معينة؟ فهذه خطوة مهمة جدًّا فى العملية.

وبدلًا من افتراض أن هناك حلًّا واحدًا فقط، دوِّن العديد من الحلول المختلفة التى يمكنك التوصل إليها بشأن المشكلة. وكلما زادت الحلول، كان ذلك أفضل. واحذر من أى مشكلة لا يوجد لها سوى حل واحد فقط.

وفى كثير من الحالات، لا يكون الحل الواضح هو أفضل حل. وفى بعض الحالات، يؤدى الحل الصحيح إلى فعل عكس رغبتك الأولية. وأحيانًا، فإنه يؤدى إلى شىء مختلف بشكل جذرى. وفى بعض الأحيان، لا يفعل الحل أى شىء على الإطلاق.

وعند تطوير حلول مختلفة لأية مشكلة، ينبغى عليك أن تحدد بوضوح شروط حدودك. وهذه هى القيود التى ينبغى أن تعمل فى إطارها والنتائج التى يجب أن يحققها هذا الحل. ففى كثير من الأحيان، يمكنك وضع أفضل الحلول من خلال تحديد الحد الأدنى والحد الأقصى لشروط الحل قبل أن تبدأ.

ما الذى يجب أن ينجزه هذا الحل؟ ولو كان الحل مثاليًّا، فما النتيجة التى قد تتحقق؟ وكيف لنا أن نعرف أن هذا حل جيد؟ ابدأ والنهاية فى عقلك، وكن واضحًا بشأن ما تريد تحقيقه بالقرار قبل أن تقرر الحل.

اتخذ قرارًا

عندما يكون لديك جميع المعلومات، اتخذ قرارًا. حدد الحل الذى يبدو أنه يشعرك أنه أفضل الحلول المتاحة. ولكن قبل مواصلة العمل، اسأل: “لماذا يعد هذا الحل هو الافضل؟ لماذا يتفوق هذا الحل على الحلول الأخرى؟”. وكلما زاد الوقت الذى تستغرقه للتفكير ودراسة كل من المشكلة والحل، أصبحت إجابتك عن هذين السؤالين أفضل وأكثر دقة.

إن القليل من الدقائق التى يتم قضاؤها فى تحليل المشاكل والحلول بعناية يمكن أن توفر لك قدرًا هائلًا من الوقت عندما تنتقل إلى مرحلة التنفيذ.

احتفظ بحل احتياطى

احرص على أن تسأل: “ما الحل البديل لدينا؟”. بعبارة أخرى، عندما تقرر أفضل الحلول، كن متقبلًا لاحتمالية أنه لن ينجح على الإطلاق. ولو كانت تلك هى الحالة، فما الذى قد يمثل خطتك البديلة؟ ما الذى قد يكون عليه موقفك الاحتياطى؟ وما الذى قد يكون حلك البديل لو فشل الحل الأول؟

وتعتبر عملية التفكير بعناية فى أى حل بديل تدريبًا قويًّا فعالًّا. فإنها تجبرك على توسيع رؤية المشكلة وتضع أمامك جميع الاحتمالات. وفى الكثير جدًّا من الأحيان، يمكنك من خلال التفكير ووضع موقف بديل، أن تحسن الحل الأصلى فعليًّا. وأحيانًا، قد تغيره تمامًا.

وتذكر أنك فقط تكون حرًّا بقدر الخيارات التى تطورها. وكلما زادت البدائل التى تطورها قبل أن تتصرف، أصبحت أكثر فعالية عندما تتحرك فى النهاية للأمام. احرص على أن تسأل: “ما الذى سأفعله لو لم ينجح هذا؟ وما الذى قد يكون بديلى لو تبين لى أننى كنت مخطئًا؟ وكيف سأستجيب لو فشل هذا المسار تمامًا؟”.

حدد أسوأ نتيجة ممكنة

قبل أن تطبق الحل، اسأل: “ما أسوأ نتيجة ممكنة لهذا الإجراء؟”. ما أسوأ شىء يمكن أن يحدث لو مضيت قدمًا فى هذا الحل؟ فى الكثير جدًّا من الأحيان، يتبين أن البديل الثانى الذى وضعته يكون أفضل من الخيار الأول، لأن أسوأ العواقب المحتملة للحل الثانى ليست بالشدة التى تكون عليها أسوأ العواقب الممكنة للحل الأول.

فى أى عملية لصنع القرار، يوجد عنصر مخاطرة معين، وهناك دائمًا شك فى النتيجة. وهناك مخاطر تستطيع أن تخوضها ومخاطر أخرى لا تستطيع أن تخوضها.

على سبيل المثال، يمكن أن تكون أى حملة إعلانية واسعة النطاق مكلفة تمامًا. وتقع العديد من الشركات فى خطأ الاقتراض من البنوك وإلقاء كل ما لديهم من مال فى إعلان ضخم للغاية، لأنهم يعتقدون أنه حتى لو اشترت نسبة مئوية صغيرة فقط من المشاهدين لهذا الإعلان الضخم منتجهم، فإنهم سيستعيدون جميع الأموال التى أنفقوها فى الإعلان.

ولكنهم يفشلون فى التفكير فى أسوأ نتيجة ممكنة وهى: أنه قد لا يستجيب أحد للإعلان على الإطلاق، وهذا ما يحدث غالبًا. ونتيجة لذلك، تفلس الكثير من الشركات. فهناك بعض المخاطر التى لا تستطيع أن تخوضها.

عيِّن مسئولية محددة

بمجرد أن يتم اتخاذ القرار، إما أن تعيِّن أحدًا لتحمل مسئولية تنفيذه أو تتحملها أنت. ضع جدولًا زمنيًّا وموعدًا نهائيًّا، ووضح للجميع ما يجب إنجازه بالضبط، وبواسطة من، وحسب أى جدول زمنى.

ويقع الكثير من أصحاب الشركات فى خطأ حل المشكلة، والخروج بحل ممتاز، وتحديد مسئولية تنفيذه، ثم إهمال الأمر برمته. وبعدها بأسبوعين أو أربعة أسابيع يجتمعون مرة أخرى وليس هناك شىء قد حدث. لماذا؟ لأنه لم يتم تحديد موعد نهائى، كما أن الشخص الذى تولى المسئولية قد انحرف عنها وانشغل بمشاريع أخرى، ولم يتم اتخاذ أى إجراء. وفى بعض الأحيان، يمكن أن يكون هذا التقاعس كارثيًّا وبمجرد أن تتخذ قرارًا، وتحدد الشخص المسئول، والموعد النهائى، استمر فى متابعته؛ فهذا هو الجزء الأساسى من حل المشكلة.

ركز على المساهمة

إحدى التقنيات الرئيسية لإدارة الوقت عند العمل مع الآخرين هى ما يطلق عليها التركيز على المساهمة. ويعد التركيز على المساهمة فى أية مؤسسة أمرًا أساسيًّا للتواصل الجيد والعمل الجماعى الممتاز. فالعلاقات الإنسانية الجيدة تحدث فى الشركات عندما تكون مركزة على المهام وتهدف إلى تحقيق أهداف محددة أو حل مشاكل معينة.

وإذا لم تكن العلاقات فى عالم العمل مركزة على المهام فإنها تميل إلى التركيز على الأشخاص .وبدلاً من أن تكون موضوعية وقابلة للقياس، فإنها تصبح شخصية وغير موضوعية. ونتيجة لذلك، يتحدث الناس مع الآخرين وعنهم معظم الوقت – وهذا يؤدى إلى خسائر فادحة فى الوقت ونقص فى الكفاءة.

مارس الإدارة التشاركية

تعد الإدارة التشاركية عاملًا رائعًا لادخار الوقت عند العمل مع الناس، وهى أحد أفضل الأدوات التى يمكن أن يكتسبها أى مدير. وتتطلب الإدارة التشاركية أن تجتمع أنت وفريقك معًا على الأقل مرة كل أسبوع لحضور اجتماع عام لطاقم العمل. وفى هذا الاجتماع، يتحدث الموظفون عما يقومون به، والتقدم الذى يحرزونه، وعن أى مشاكل تواجههم. ويطرح الأشخاص أسئلة على بعضهم، ويتم اتخاذ القرارات والاتفاق على الحلول.

والاكتشاف المثير للاهتمام بشأن الإدارة التشاركية هو أنه عندما يلتزم أى شخص أمام أقرانه بفعل شىء معين بحلول موعد نهائى معين، فإنه يتحفز داخليًّا لإتمام هذه المهمة. ليس ذلك فحسب، فعندما تجتمع مع الآخرين على أساس منتظم، يمكنك حل المشكلات واتخاذ القرارات، وإزالة سوء الفهم بشكل أسرع من أى طريقة أخرى. فالإدارة التشاركية تعتبر أداة رائعة يمكنك استخدامها كمدير أو مشرف على مدار حياتك المهنية.

تجنب التفويض العكسي

أحد أهم عوامل توفير الوقت فى عالم العمل هو التعامل مع ما يسمى التفويض العكسى. وهذا هو عندما يقوم موظفك، الذى فوضت له مهمة معينة، بتفويض المهمة إليك مرة أخرى؛ فبذلك يسير العمل فى اتجاه تصاعدى نحو قمة القيادة، بدلًا من أسفلها. ويصدر العمل من المرءوس إلى الرئيس، بدلًا من أن يصدر من الرئيس إلى المرءوس.

يجب عليك أن تقاوم التفويض العكسى بوعى وأن تدرك تمامًا أن الموظفين يحاولون دائمًا إعادة تفويض المهمة إليك، لأنهم يستخدمون سلسلة من التقنيات التى يمكن أن تصبح ضحية لها إذا لم تكن حذرًا.

وإحدى الطرق التى يستخدمها الموظف لإعادة تفويض المهمة إليك هى أن يحضر لك مشكلة ويطلب منك إيجاد حل لها. فالموظف يسأل: “هل يمكنك العناية بهذه المهمة لى، أو تجد لى هذه المعلومات؟”. وحيث إنك الرئيس الأكثر كفاءة ومعرفة منه، فإنك توافق على العناية بها وإعادتها إليه فى أسرع وقت ممكن. ولكن عندئذ يحدث شىء آخر، فيتكدس عليك العمل ويدفن بين مسئولياتك الأخرى.

العبء الآن كله على عاتقك

إليك القاعدة: إن الشخص الذى يتحمل مسئولية الخطوة التالية فى المهمة هو المسئول الوحيد. عندما يطلب منك موظفوك أن تفعل شيئًا – النتيجة التى تحددها كيفية أدائهم لعملهم – فإنهم يعيدون تفويض هذه المهمة إليك، وبذلك يكون العبء الآن كله على عاتقك. وقريبًا، سيأتى موظفوك ويشرفون عليك ويسألونك عن كيفية سير الأمور معك؛ فأنت الآن تعمل لدى الأشخاص الذين كانوا يعملون لديك. وسوف تبشرهم وتطمئنهم بأنك ستنجز لهم وظائفهم وتعيدها إليهم بأسرع وقت ممكن.

والطريقة لمقاومة التفويض العكسى هى رفض تحمل مسئولية المهمة مرة أخرى، بمجرد أن تكون قد حددتها. وعندما يطلب منك أحد موظفيك أن تفعل له شيئًا، اسأله بدلًا من ذلك: “ما الذى ينبغى أن نفعله فى رأيك؟”، ومهما كان ما يقترحه، يمكنك التعليق أو الموافقة عليه، ولكن أيًّا كان، يمكنك أن تعيده له مرة أخرى حتى يتمكن من الاستمرار فى وظيفته.

قاوم ميولك الطبيعية

هناك ميل طبيعى إلى الرغبة فى العودة من العمل الإدارى إلى العمل التنفيذى. وحيث إنك قد وصلت إلى ما أنت عليه اليوم عن طريق أدائك لوظيفتك بشكل جيد وأنت ترتقى السلم الوظيفى بشركتك، فإنك كلما وجدت نفسك واقعًا تحت ضغط، فإنك تميل بشكل طبيعى للعودة إلى فعل ما كنت تفعله بنجاح فى الماضى. لذا يجب أن تقاوم هذا الميل، وإلا ستجد نفسك قريبًا فى قاع السلسلة، وسوف يفوض إليك موظفوك العديد من مهامهم.

إن تعريف المدير الجيد هو شخص “ينجز الأشياء من خلال الآخرين”. ووظيفتك هى التأكد من أن الآخرين يؤدون الأشياء بشكل صحيح، وليست العودة إلى الماضى وفعل ذلك بنفسك. ادفع إلى الآخرين بكل شىء يمكنهم القيام به، وبمجرد أن تفوض للآخرين أية مهمة، فلا تعد إليها ثانية.

علم الآخرين ودربهم

خذ الوقت الكافى لتدريب وتعليم مرءوسيك (والأشخاص الآخرين) كيفية القيام بعملهم؛ فكلما دربتهم، زدت من بناء ثقتهم بحيث يمكنك تفويض المزيد من المهام إليهم. فإن تعليم الآخرين كيفية القيام بعمل ما يمنحك عائدًا مرتفعًا من الطاقة. وعندما تعلم أى شخص أداء أى جزء من عملك، يمكنك أن تفوض إليه المزيد من المهام دائمًا وتحرر نفسك لأداء الأعمال الأخرى التى تحقق لك أعلى ربح فى الساعة.

ركز على الوضوح

المشكلة الكبرى فى إهدار الوقت فى التواصل، وفى العمل مع الآخرين هى الفهم المبهم. وترياق الفهم المبهم هو الوضوح؛ فالوضوح هو أحد أعظم أدوات إدارة الوقت على الإطلاق. ويتحقق فقط من خلال التكرار، والمناقشة، والتغذية الراجعة، والاتفاق. خذ الوقت لتعرف كيف تصبح متواصلًا جيدًا؛ فسوف يعود عليك هذا بتوفير هائل فى الوقت، وسيزيد من فعاليتك فى كل مجال من حياتك وعملك.

“قبل أن تلهبهم بالحماس، لابد أن تغرق نفسك فيه أولًا. وقبل أن تتمكن من تحريك دموعهم، يجب أن تنهمر دموعك أولًا. ولكى تقنعهم، يجب عليك أن تؤمن بنفسك “.

تدريبات عملية

1. مارس تفويض كل شىء لأى شخص يمكن أن يؤدى العمل بمعدل أقل من المعدل الذى ترغب فى ربحه فى الساعة.

2. كن واضحًا تمامًا فى أن تشرح للآخرين بالضبط ما ينبغى إنجازه، ومعيار الأداء، وتاريخ الإنجاز.

3. اجلس مع موظفيك واشرح لهم بالضبط سبب تقاضيهم لرواتبهم، وأعلى المهام التى يؤدونها قيمة.

4. احرص على أن يكون الجميع “على دراية”. وتأكد من أن موظفيك على وعى بكل ما يجرى ويؤثر على وظائفهم بأية حال.

5. عندما توكل مهمة معينة لأحد، اطلب من الشخص أن يقدم لك تغذية راجعة لما قلته؛ فهذا يبدد الكثير من سوء الفهم.

6. مارس الإدارة التشاركية مع موظفيك – اعقد اجتماعات أسبوعية مع موظفيك وادع الجميع للمشاركة وطرح الأسئلة.

7. تذكر أن موظفيك هم أكثر أصولك قيمة؛ فابحث باستمرار عن طرق للتواصل معهم بشكل أكثر وضوحًا.