طبيب دوت كوم

القائمة

تحديد الأولويات المناسبة في ادارة الوقت

تحديد الأولويات المناسبة في ادارة الوقت

“النجاح هو عملية تحويل قوى المرء المتفرقة إلى مصدر واحد قوى”.

تعد قدرتك على تحديد الأولويات بين أهدافك ومهامك وأنشطتك هى مفتاح الفعالية الشخصية. وليس من السهل فعل ذلك؛ فالميل الطبيعى للإنسان يتمثل فى “التركيز على التفاهات” والعمل بجدية شديدة على الأشياء التى – فى كثير من الحالات – لا تحتاج إلى إنجاز على الإطلاق. يجب أن تتعلم السباحة ضد هذا التيار الطبيعى، وأن تتغلب على قانون المقاومة الأقل، وأن تظل مركزًا على تلك الأشياء التى يمكن حقًّا أن تحدث فرقًا فى حياتك.

وهناك عدة طرق مجربة لتحديد أولوياتك الخاصة على المستوى الشخصى والعملى، وهى عبارة عن أساليب منظمة من التفكير تمكنك من تمييز ما هو ذو صلة عما هو غير ذى صلة بك، والأمور المهمة عن مجرد الأمور الملحة، والمهام ذات العواقب طويلة المدى عن تلك التى تعد مرحة وسهلة، وتحقق الإشباع الفورى.

ابدأ بقيمك الخاصة

لتحديد الأولويات المناسبة، عليك أن تبدأ بقيمك الخاصة. ما المهم حقًّا بالنسبة لك؟ من بين جميع الأشياء المهمة بالنسبة لك، ما هو الأهم؟ وما الذى تؤمن به؟ وما الذى تؤيده؟ إن تحقيق الوضوح حول القيم الخاصة بك، قبل أن تبدأ فى تحديد الأولويات فى حياتك الشخصية والعملية، يعد أمرًا أساسيًّا لتحقيق مستويات عالية من الفعالية.

ولا تتحقق قمة الأداء واحترام الذات معًا إلا عندما تكون أنشطتك وقيمك منسجمة مع بعضها، ولن تشعر بالسعادة الحقيقية إلا فقط عندما يكون ما تؤمن به وما تفعله متناسبين معًا مثل اليد فى القفاز.

ومن ناحية أخرى، فإن التناقض، أو عدم التوافق بين قيمك وأنشطتك، يؤدى إلى التوتر، والتعاسة، وعدم الرضا. فكلما وجدت نفسك تفعل شيئًا فى الخارج يتعارض مع معتقداتك فى الداخل، فإنك تتعرض للتوتر والصراع. ولذا، فإن نقطة الانطلاق نحو ذروة الأداء بالنسبة لك هى أن تختار، على أساس قيمك، أهم الأهداف والمهام بالنسبة لك.

حرية الاختيار

لقد تم تعريف البشر بأنهم “كائنات تتميز بالاختيار”. وأنت عندما تتخذ خيارات من أى نوع فإنك دائمًا ما تختار بين ما تقدره بشكل أكبر وما تقدره بشكل أقل. ويمكن للاختيار الخاطئ، على أساس قيمك الصحيحة، أن يؤدى إلى الإحباط، وعدم الإنجاز، والفشل.

وأفضل طريقة لتحديد القيم الخاصة بك هى أن تنظر إلى تصرفاتك، لأنك دائمًا تتصرف بطريقة تتفق مع أهم شىء بالنسبة لك فى هذه اللحظة. وليس ما تقوله، أو ترغب فيه، أو تتمناه، أو تنوى فعله هو المهم، ولكن ما تفعله فقط هو الذى يخبرك، ويخبر الآخرين، بما تؤمن به حقًّا.

ولكى تعرف نفسك، انظر إلى سلوكياتك، وراقب الخيارات التى تقوم بها ساعة بساعة ويومًا بعد يوم. وعليك على وجه الخصوص أن تنظر إلى الطريقة التى تقضى بها وقتك؛ فهذه إحدى أفضل الانعكاسات لقيمك وأولوياتك الحقيقية فى أى مجال؛ لأن اختياراتك تخبرك، وتخبر الآخرين، عن شخصيتك الحقيقية من الداخل.

نظام قيمك

قد يكون لديك العديد من القيم المتعلقة بعائلتك، وعملك، وتفاعلاتك مع الآخرين، وبك أنت شخصيًّا. والقاعدة هى أنك ستختار دائمًا نظام قيم أعلى من نظام قيم منخفض، كما أنك فى هذه الحالة تختار دائمًا القيم الأهم بالنسبة لك من القيم الأقل فى الأهمية.

وعندما تضطر فقط إلى الاختيار بين بديلين فإنك تكشف لنفسك، وللآخرين، ما هو أكثر قيمة لك؛ فالترتيب الذى تختار به قيمك يحدد نوعية شخصك وشخصيتك، لأن تغيير نظام قيمك يغير بالفعل من شخصيتك.

هناك مثال للطريقة التى تجعل بها القيم المتماثلة – ولكن فى ترتيب مختلف حسب الأولوية – شخصًا مختلفًا عن الآخر. تخيل أن لديك رجلين: “توم” و “بيل”، وكل واحد منهما له نفس القيم الثلاث الرئيسية فى الحياة: الأسرة، والصحة، والنجاح فى الحياة المهنية. ولكن كلاًّ منهما لديه هذه القيم فى ترتيب مختلف.

فترتيب “بيل” للقيم هو: الأسرة، والصحة، والنجاح فى الحياة المهنية؛ أى أن عائلته تأتى قبل وضعه الصحى والوظيفى، ويأتى وضعه الصحى قبل وظيفته. وكلما اضطر الى اتخاذ قرار حول كيفية تخصيص وقته، فإن عائلته تأتى فى المقام الأول.

“توم” لديه نفس القيم، ولكن بترتيب مختلف. فترتيبه للقيم هو: النجاح فى الحياة المهنية، والأسرة، والصحة. وكلما كان على “توم” أن يختار بين النجاح فى الحياة المهنية وعائلته، فإن النجاح فى حياته المهنية يأتى فى المقام الأول، وتأتى عائلته فى المرتبة الثانية، وحالته الصحية فى المرتبة الثالثة.

وإليك السؤال. هل سيكون هناك اختلاف فى الشخصية والسمات بين “بيل” و “توم”؟ وهل سيكون هناك اختلاف صغير أم فرق شاسع؟ وأى من الاثنين ستود أن تتخذه صديقًا لك؟ وأى من الاثنين ستثق به بشكل أكبر وستشعر معه بمزيد من الارتياح؟ عند تقييم الناس من منظور قيمهم، تصبح الإجابات واضحة.

إنك تمثل قيمك

إن قيمك الحقيقية بك هى فقط ودائمًا التى يتم التعبير عنها فى تصرفاتك، واختياراتك. يقول الكثير من الناس إن أسرهم تأتى فى المقام الأول فى حياتهم، ولكن إذا نظرت إلى الطريقة التى ينظمون بها وقتهم وحياتهم، فمن الواضح من تصرفاتهم أن العمل، ولعب الجولف، والأنشطة الاجتماعية، والأنشطة الأخرى أكثر قيمة بالنسبة لهم من أسرهم، لأن ذلك ما يتضح من خلال كيفية تخصيص وقتهم.

وعندما يكون الناس بمفردهم، فإن قيمهم تختلف تمامًا عما لو كانوا متزوجين ولديهم أطفال. إنك كشخص أعزب، لا تتحمل مسئوليات أى شخص آخر، قد تتمثل قيمك فى العمل، والأنشطة الاجتماعية، والسفر، والمرح، والرياضة، وغيرها من الأنشطة. ولكن بمجرد أن تتزوج وتنجب الأطفال، فإن قيمك تتغير بشكل كبير؛ فبين عشية وضحاها تقريبًا، يصبح لزوجك وأطفالك الأولوية أكثر من أى شىء آخر، وعندما تتغير قيمك فإنك تصبح شخصًا مختلفًا.

ونقطة الانطلاق لإدارة وقتك، وتحديد أولوياتك هى أن تتأمل شخصيتك وما هو مهم حقًّا بالنسبة لك. وعندما تفعل ذلك، فإنك باستمرار تنظم أنشطتك وتعيد تنظيمها بحيث يأتى الأهم أولًا دائمًا.

أنصت إلى حدسك

يمكنك استخدام “اختبار السلام الداخلى” لتحدد ما إذا كان ما تفعله أو ما لا تفعله هو أفضل شىء بالنسبة لك. ويمكنك دائمًا أن تعرف دائمًا الشىء المناسب لك لأنك، كلما فعلت شيئًا يتفق مع قيمك، تشعر بالسعادة الداخلية.

أحيانًا يعمل الناس فى وظائف لا يستمتعون بها. ونتيجة لذلك، فإنهم يشعرون بالإحباط وعدم الرضا. وهذا ليس لأن هناك شيئًا خطأ فى هذه الوظيفة، ولكنه ببساطة يعنى أن هذه الوظيفة بعينها غير مناسبة لهذا الشخص بعينه، وهذه نقطة مهمة يجب فهمها.

هناك العديد من الوظائف، وأجزاء من العديد من الوظائف، التى لا تستمتع بها، والتى تتجنبها بشكل غريزى؛ فمن السهل أن تنزلق إلى الاعتقاد بأن هناك خللًا فى الوظيفة أو الشركة عندما لا يكون أى منهما مناسبًا لك. فالوظيفة قد تكون وظيفة جيدة، ولكنها ليست الوظيفة المناسبة لك. وربما تكون الشركة شركة جيدة، ولكن وضعك فيها لا يتفق أو ينسجم مع المجموعة الفريدة لقيمك ومعتقداتك، ومواهبك.

انظر داخل نفسك

ما الأجزاء الخاصة من حياتك وعملك التى تمنحك أعظم قدر من المتعة والإشباع؟ ما أجزاء حياتك الأكثر نجاحًا؟ أين تتزامن أنشطتك مع قيمك ومعتقداتك الأساسية؟ أين تتواءم؟

عند تحديد أولوياتك، وتنظيم حياتك، تخيل كما لو كنت تستطيع أن تغير أى شىء، وبأى طريقة أردت. تخيل كما لو كنت تمتلك الشركة بالكامل، ويمكنك أن تصمم وظيفتك المثالية بحيث لا تفعل سوى الأشياء التى تستمتع بها بأكبر قدر طوال اليوم – ما التغييرات التى قد تجريها؟

طبق طريقة التفكير الصفرية على عملك. اسأل باستمرار: “لو لم أكن أفعل هذه الوظيفة اليوم، وأعرف ما أعرفه الآن، فما الذى كنت سأود فعله مرة أخرى اليوم؟”.

فى حلقاتى النقاشية، فإننى غالبًا ما أتحدث عن كلمة مهمة – وهذه الكلمة هى “الشجاعة”. عندما تبدأ فى فحص نفسك وحياتك على أساس القيم الخاصة بك وما هو مهم حقًّا بالنسبة لك، يجب أن تكتسب الشجاعة للمتابعة لأى مكان يقودك إليه هذا المنطق. وغالبًا ما يؤدى بك ذلك إلى اتخاذ تغييرات أساسية فى الطريقة التى تعيش بها حياتك وتؤدى بها عملك.

إذا كنت تقول إن إحدى أهم قيمك تتمثل فى سكينة العقل، أو السعادة الشخصية، فعليك حينئذ أن تكون على استعداد للنظر إلى الوراء والنظر فى حياتك بأمانة وموضوعية. وعندئذ تستعرض حياتك بشكل منتظم، وتعدل أو تلغى تلك المواقف والأنشطة التى تأخذك بعيدًا عن شعورك بالسلام الداخلى والسعادة الشخصية.

القيم الواضحة تؤدى إلى الأولويات الواضحة

عندما تكون واضحًا بشأن قيمك، سواء فى المنزل أو فى العمل، يكون تحديد أولوياتك أسهل بكثير بالنسبة لك. وقد أجريت تدريبًا على تحديد القيم مع إحدى الشركات الوطنية الضخمة منذ فترة من الوقت. وعندما بدأنا، كان لدى الشركة 250 مشروعًا، فى مراحل مختلفة من الإنجاز. وبحلول الوقت الذى تمكنا فيه من تحديد القيم الحقيقية ونقاط القوة لدى الشركة، كانت نسبة 80% من تلك المشاريع قد ألغيت وتم وقفها. ومن خلال ممارسة توضيح القيم، أصبحت الشركة قادرة على العودة إلى التركيز على الأشياء التى كانت تؤديها بشكل أفضل وتستمتع بها أكثر من غيرها.

طبق مبدأ “باريتو”

نقطة الانطلاق لتحديد الأولويات، هى أنك بمجرد الانتهاء من تحديد القيم الخاصة بك، تطبق مبدأ “باريتو”، وهو قاعدة 80/20، على كل جزء من حياتك.

وقد سميت هذه القاعدة على اسم الاقتصادى الإيطالى “فيلفريدو باريتو”، الذى صاغها فى عام 1895. فقد استنتج، بعد عدة سنوات من البحث، أن المجتمع يمكن تقسيمه إلى مجموعتين من الناس: المجموعة الأولى، نسبة 20 % من السكان، والتى أطلق عليها “القلة الفعالة”. وكانت هذه المجموعة تشمل الأشخاص والعائلات التى تتحكم فى نسبة 80% من ثروة إيطاليا. أما نسبة الـ 80% الأخرى فقد أطلق عليها “الكثرة التافهة”، وهؤلاء هم الذين يتحكمون فى نسبة 20 % فقط من الثروة.

وقد أثبتت المزيد من التجارب أن قاعدة 80/20 تنطبق على جميع الأنشطة الاقتصادية تقريبًا. ووفقًا لهذا المبدأ، فإن 20 % فقط مما تفعله سيكون مسئولًا عن 80% من القيمة من جميع الأشياء التى تفعلها. فإذا كان لديك قائمة من عشرة بنود للعمل عليها فى بداية اليوم، فإن بندين فقط من تلك البنود سيكونان عادة أكثر قيمة وأهمية من جميع البنود الأخرى مجتمعة. ولذا، فإن وظيفتك هى أن تحدد نسبة العشرين فى المائة الأعلى من المهام قبل أن تبدأ.

قاعدة 80/20 تسود فى جميع المجالات

فى عملك، سوف تجد أن 20 % من العملاء مسئولين عن نسبة 80% من عائداتك، كما أن نسبة 20% من منتجاتك أو خدماتك مسئولة عن نسبة 80% من أرباحك. ونسبة 20% من مندوبى المبيعات تحقق نسبة 80% من مبيعاتك. بل إنك ستجد حتى أن 20 % من عملائك هم المسئولون عن نسبة 80% من مشاكلك، لأن حكم قاعدة 80/20 هو الذى يسود.

وتنطبق هذه القاعدة على حياتك الشخصية أيضًا، لأن20% مما تفعله مع عائلتك سوف يمنحك 80% من النتائج، والمكافآت، والإشباع الذى تستمتع به. وفى نسبة 80% من الوقت الذى تخرج فيه لتناول العشاء، سوف تذهب إلى 20 % من المطاعم التى تعتادها. وعندما تذهب إلى المطاعم المفضلة لديك سوف تطلب نفس الأطباق بنسبة 80% من ذلك الوقت.

وفى عملك، وقبل أن تبدأ فى فعل أى شىء، اسأل نفسك دائمًا: “هل ما أنا على وشك القيام به يعتبر بين أعلى 20 % من الأنشطة التى تمثل نسبة 80% من قيمة أى شىء أفعله؟”، وفى كل ساعة من كل يوم يجب أن تطبق هذا المبدأ على عملك. خذ بعض الوقت للتفكير قبل أن تتصرف، وعندئذ ركز على نسبة 20 % من المهام والأنشطة التى تمثل أعلى نتيجة لك ولشركتك.

فصل الأشياء الملحة عن الأشياء المهمة

عند تحديد الأولويات، من المهم أن تتذكر أن تفصل الأشياء الملحة عن الأشياء المهمة. وتذكر أن الشىء الملح نادرًا ما يكون مهمًّا، وأن الشىء المهم نادرًا ما يكون ملحًّا.

إن أى مهمة ملحة هى شىء يجب أن يتم التعامل معه على الفور. وعادة ما يتم تحديدها لك من قبل قوى خارجية، كرئيسك فى العمل أو عملائك. وفى كثير من الأحيان تكون عبارة عن رنين هاتف أو مقاطعة غير متوقعة من أحد زملاء العمل. وهذه جميعها أمور ملحة لأنها “تواجهك مباشرة”، لكنها غالبًا ما تكون غير ذات أهمية من حيث القيمة على المدى الطويل.

ولعل الكلمة الأكثر أهمية فى تحديد الأولويات هى كلمة العواقب؛ فالشىء المهم هو شىء تكون عواقبه المحتملة خطيرة، سواء فعلته أو لم تفعله. والشىء غير المهم هو شىء تكون عواقبه قليلة أو معدومة. وأحيانًا، لا يهم إذا لم تؤده على الإطلاق.

ومن ناحية أخرى، فإن المهام التى تتسم بالأهمية هى تلك التى يمكن تأجيلها على المدى القصير، وهذه هى المهام الأكبر، والأكثر صعوبة، والأكثر أهمية، والتى يمكن أن يكون لها عواقب خطيرة على المدى الطويل فى حياتك وعملك، ولكنها نادرًا ما تكون ملحة، على الأقل فى البداية.

أهم أولوياتك

إن المهام الأكثر إلحاحًا على قائمة الأشياء التى يجب عليك القيام بها هى تلك المهام التى تتسم بالإلحاح والأهمية على حد سواء، لأنها يجب أن تنجز على الفور، وهناك إمكانية كبيرة لعواقب القيام بها أو عدم القيام بها.

بادئ ذى بدء، ينبغى أن تنظم يوم العمل الخاص بك حتى يظل على رأس المهام الملحة والمهمة على حد سواء – وهذه هى الأشياء التى يجب القيام بها على الفور، وعادة ما يكون لها جداول زمنية ضيقة.

وبمجرد أن تنتهى من مهامك الملحة والمهمة، ينبغى أن تدير انتباهك إلى تلك المهام التى تعتبر مهمة ولكن ليست ملحة. وكلما زاد الوقت الذى يمكنك أن تقضيه فى العمل على المهام المهمة التى تنطوى على عواقب خطيرة محتملة على المدى الطويل، أصبحت أكثر فعالية وإنجازًا.

حدد خطوتك المقيدة

تدور إحدى التقنيات المهمة لتحديد الأولويات حول ما يسمى بـ “مبدأ الخطوة المقيدة”؛ فبينك وبين أى هدف تريد تحقيقه – هناك دائمًا تقريبًا – عامل مقيد، أو عنق زجاجة يحدد مدى السرعة التى تنجز بها هدفك. وأحد الأسباب الرئيسية للفعالية الشخصية هو أن تنظر إلى كل مهمة، وتسأل: “ما العامل المقيد الذى يحدد مدى سرعة إنجاز هذه المهمة؟”.

طبق هذا المبدأ الخاص بتحليل المعوقات فى عملك ساعة بساعة ويومًا بعد يوم. واحرص دائمًا على أن تسأل: “ما القيد الذى يحدد مدى سرعة وجودة إنجازى لهذه المهمة؟”، وأيًّا كان هذا القيد، انطلق إلى العمل فورًا فى هذا المجال؛ فهذه أولويتك القصوى، كما أن التخفيف من حدة هذا القيد يساعدك على إنجاز أهم مهامك أسرع من أى شىء آخر يمكنك فعله.

على سبيل المثال، إذا كنت ترغب فى الذهاب إلى العمل فى الوقت المحدد، يمكنك أن تقول إن القيد هو كم حركة المرور التى ستكون على الطريق بين منزلك وعملك. ولكن ربما تكون حركة المرور هى نفسها دائمًا، وعندئذ من الممكن أن يكون القيد الخاص بك هو مغادرة المنزل فى وقت مبكر، للتمكن من الوصول من خلال حركة المرور هذه. أو ربما يكون القيد الخاص بك هو الساعة التى تستيقظ عندها فى الصباح، بحيث يمكنك الاستعداد بشكل تام ومغادرة المنزل فى الوقت المحدد.

طبق تحليل العوائق على كل مهمة

عند فحص كل أهدافك – صغيرة كانت أو كبيرة، قصيرة المدى أو طويلة – وتحديد المعوقات أو نقاط الاختناق أو العامل المقيد الذى يحدد مدى السرعة التى يمكنك بها تحقيق هذا الهدف، سوف ترى بوضوح إجراءات محددة سوف يكون عليك اتخاذها لتحقيق هدفك فى الموعد المحدد.

وبمجرد أن تحدد العامل المقيد الخاص بك، فإنك عندئذ تركز طاقاتك على التخفيف من حدة هذا العامل المعوق، لأنك تركز ذكاءك وإبداعك على إيجاد سبل لإزالة هذا القيد، ومن ثم تتمكن من تحقيق هدفك بشكل أسرع بكثير.

وعندما تفعل ذلك، سوف تجد أن هناك عائقًا آخر ينشأ على الفور بعد العائق الأول. وأحد الأجزاء الرئيسية للفعالية الشخصية هو أن تنخرط فى عملية مستمرة من تحليل العوائق. واحرص على أن تسأل نفسك دائمًا: “ما الذى يحدد السرعة التى أحقق بها هذا الهدف المحدد أو أنجز هذه المهمة؟”.

انظر داخل نفسك أو شركتك

إن قاعدة 80/20 تنطبق على تحليل المعوقات بطريقة خاصة؛ حيث يبدو أن 80 % من العوامل المقيدة التى تحدد نجاحك فى المنزل أو فى العمل موجودة بداخلك، لأن نسبة 20 % فقط موجودة داخل الموقف، أو الشركة أو البيئة، وهذه ملاحظة مهمة. ودائمًا ما يبحث الشخص العادى عن سبب مشاكله بعيدًا عن نفسه أو نفسها، أما الشخص الخبير فإنه يبحث دائمًا عن الأسباب داخل نفسه أو داخل مؤسسته.

وفى معظم الحالات، فإن أسباب عدم تحقيقك لأهدافك الشخصية هى بسبب الافتقار إلى إحدى المهارات أو الجودة أو الكفاءة، أو الموهبة، كما أن المشاكل أو الإحباطات التى تعانى منها خارجيًّا هى دائمًا تقريبًا نتيجة لحاجة لديك فى الداخل نوعًا ما.

وإحدى قواعدى الخاصة بهذا هى: “لكى تحقق أى هدف لم تكن قد حققته من قبل مطلقًا، سوف يجب عليك اكتساب وتطوير مهارة لم تكن لديك من قبل أبدًا”. ولكى تحقق أحد أهدافك المهمة، يجدر بك أن تصبح شخصًا مختلفًا، وسوف يتوجب عليك تطوير المهارات والصفات التى تعانى من الافتقار إليها فى الوقت الراهن – أى يجب عليك أن تصبح شخصًا مختلفًا إذا كنت ترغب فى الحصول على نتائج مختلفة.

خذ دائمًا دقائق قليلة لتأجيل موقفك قليلًا وحلله بموضوعية كما لو كنت مستشارًا تم استدعاؤه من الخارج، ثم اسأل: “ماذا بى، أو بشركتى، ويعوقنى؟”.

ما الذى يعوقك أيضًا؟

عندما أقدم استشارات فى المبيعات للمؤسسات، فإننى أساعدهم على التفكير المتعمق فى هذه العملية من البداية إلى النهاية. أولًا: نضع هدفًا افتراضيًّا لمضاعفة حجم مبيعاتها، ثم نسأل: “ما العامل المقيد الذى يحدد مدى سرعة مضاعفة حجم مبيعاتكم فى هذه الشركة؟”.

الإجابة الأولى والأكثر شيوعًا هى: “إنه عدد المبيعات التى ننجزها”، وإذا كانت هذه الإجابة صحيحة، فإننا نضع هدفًا مبدئيًّا لمضاعفة حجم المبيعات.

ثم نسأل: “ما العائق أو العامل المقيد الذى يحدد عدد المبيعات التى تقوم بها؟”. ويمكن أن تؤدى الإجابات عن هذا السؤال إلى العديد من الاتجاهات المختلفة، وتقترح حلولًا مختلفة. على سبيل المثال: ربما تكون الإجابة هى: “نحن لا نحقق ما يكفى من المبيعات”. ولو كانت هذه هى الإجابة الصحيحة، أو العائق، فإن الحل حينئذ يكمن فى إيجاد وسيلة لزيادة عدد من المبيعات.

وربما تكون الإجابة هى: “إن مندوبى المبيعات لدينا لا يبيعون بشكل كاف لعملائنا المرتقبين”. وإذا كانت هذه هى الإجابة، فإن مهارات وقدرات موظفى المبيعات حينئذ تحتاج إلى تحسين من خلال التدريب والتطوير.

حدد العائق الصحيح

ربما يكون السبب فى أننا لا نحقق مبيعات كافية هو أن “عملاءنا المرتقبين يشترون الكثير من منتجنا من منافسينا”. ولو كانت هذه هى الإجابة، فإن حل التخفيف من عنق الزجاجة قد يتمثل فى تغيير أو تحسين المنتج أو الخدمة، للتركيز على عملاء وأسواق مختلفة، أو لتطوير منتجات وخدمات جديدة، أو لاستخدام قنوات توزيع مختلفة.

وربما يمكن إعادة صياغة الإجابة على النحو التالى: “إن عملاءنا لا يشترون ما يكفى من منتجاتنا منا”. وفى هذه الحالة، فإن الحل هو أن تعلن عن المنتج على نحو أكثر فعالية، أو تبيع المزيد منه للمتخصصين، أو تشرحه للعميل المرتقب بطريقة تجعله أكثر جاذبية، أو تتخلص منه من خلال تخفيض سعره بدرجة كبيرة. فربما يتمثل الحل لزيادة المبيعات فى تحسين فعالية الإعلانات، أو الإعلان فى وسائل الإعلام المختلفة، وربما يتمثل فى تغيير الأسعار وشروط الشراء، وربما يكون الوقت قد حان لتغيير حجم السلعة المعروضة، أو طريقة تغليفها، أو مكوناتها. وأيًّا كان الحل، فإن الوقت الذى تستغرقه لتحديد العائق بشكل صحيح يحدد الإجراءات المحددة التى سيتم اتخاذها للتخفيف من حدة هذا العائق وتحقيق النتيجة المرجوة من تحسين المبيعات.

النقطة المهمة هى: كلما انخرطت بإمعان فى تحليل العوائق، زادت إمكانية أن تختار المجال المناسب للتركيز عليه للتخفيف من نقطة الاختناق وتحقيق الهدف. وسوف تحدد الأولويات المناسبة وتوفر على نفسك قدرًا هائلًا من الوقت والمال. وتذكر أن أسوأ استخدام للوقت هو أن تفعل شيئًا جيدًا للغاية لا يحتاج إلى إنجاز على الإطلاق.

فكر فى النتائج المستقبلية

عند تحديد الأولويات، يعد أحد أهم تدريبات التفكير التى تنخرط فيها هو أن تنظر إلى التأثير المستقبلى لأى إجراء تتخذه. وإحدى الطرق لقياس قيمة أو أهمية أية مهمة هى أن تنظر إلى ما قد يحدث لو تم إنجاز هذه المهمة أو لم يتم إنجازها. فالشىء الذى ينطوى على نسبة عالية محتملة بالتأثير المستقبلى على حياتك أو عملك هو مهمة ذات أولوية عالية، أما الشىء الذى سيكون له تأثير ضئيل أو لن يكون له أى تأثير على الإطلاق على مستقبلك هو مهمة ذات أولوية أو قيمة منخفضة.

وفى المنزل، يحقق اللعب مع أطفالك وقضاء الوقت مع عائلتك تأثيرًا محتملًا قويًّا على المدى الطويل فيما يخص سعادتهم وصحتهم. لذا، فإن استثمار الوقت فى أهم الأشخاص فى حياتك هو أولوية قصوى بسبب التأثير الذى يمكن أن يحدثه على مستقبلهم وكذلك مستقبلك.

ومن ناحية أخرى، فإن مشاهدة التليفزيون، أو قراءة الصحف، أو تصفح الإنترنت، أو الخروج لتناول الغداء مع أصدقائك هى أنشطة ذات أولوية منخفضة؛ لأن لديها تأثيرًا محتملًا ضعيفًا أو منعدمًا على المدى الطويل.

احرص على أن تسأل نفسك دائمًا: “ما العواقب المحتملة للقيام أو عدم القيام بهذه المهمة بالذات؟”، وما عواقب الانخراط فى هذا النشاط بالذات؟ فإذا كان من الممكن أن يحقق هذا النشاط عواقب هائلة، فينبغى أن يكون على رأس قائمتك، وينبغى أن يكون الانخراط فى هذا النشاط أفضل استخدام للوقت عن غيره من الأشياء الأخرى التى يمكنك القيام بها.

مارس التسويف الإبداعى

هناك جزء مهم من تحديد الأولويات، وهو ممارسة التسويف الإبداعى. والحقيقة الثابتة هى أن الجميع يسوفون؛ فالجميع لديهم الكثير جدًّا من العمل الذى يجب القيام به والقليل جدًّا من الوقت المتاح. وفى إحدى الدراسات، خلص الباحثون إلى أن المديرين التنفيذيين – فى المتوسط – لديهم من 300 – 400 ساعة من المشاريع، والمسئوليات، ومواد القراءة المكدسة، حتى إنهم لم يعودوا قادرين على الانتهاء منها، ولكنهم يأملون فى الانتهاء منها فى المستقبل.

ولأنك لا تستطيع أن تفعل كل شىء، فإنك تضطر فى تسويف العديد من الأشياء، إن لم يكن معظم الأشياء. ويتطلب التسويف الإبداعى منك أن تقرر عن عمد – وعلى مستوى واع – البنود التى ستؤجل فعلها حتى يكون لديك المزيد من الوقت للقيام بتلك الأشياء التى يمكن حقًّا أن تحدث فرقًا فى حياتك.

طبق قاعدة 80/20 على التسويف. اعقد العزم على تسويف نسبة 80 % من المهام التى تعتبر ذات قيمة منخفضة حتى يتسنى لك تخصيص القدر المحدود من الوقت لديك لنسبة 20 % من المهام التى تعتبر ذات قيمة أعلى.

العائد على الوقت المستثمر

على مستوى القيمة والعائد على الوقت المستثمر (ROTI)، إذا كانت لديك قائمة بعشر مهام يجب إنجازها، فسوف تكون مهمتان من هذه المهام أكثر قيمة من جميع المهام الأخرى مجتمعة؛ وهذا يعنى أن كل مهمة من هاتين المهمتين سوف تكون مفيدة على الأقل بمعدل خمسة أمثال أى من المهام الأخرى، أو سوف تحقق لك عائدًا بنسبة 500 % من الوقت المستثمر أكثر من القيام بأى من المهام الثمانية الأخرى فى قائمتك، والتى هى ذات قيمة منخفضة أو معدومة؛ فالتركيز على هاتين المهمتين سوف يمنحك أعلى نتيجة ممكنة لاستثمار وقتك.

يقال إن الفاعلية هى فعل الأشياء الصحيحة والكفاءة هى فعل الأشياء بشكل صحيح. والفرق بين القادة والمديرين هو أن القادة يفعلون الأشياء الصحيحة، أما المديرون فإنهم، ببساطة، يفعلون الأشياء بشكل صحيح. وعند تحديد الأولويات، يجب أن تركز على فعل الشىء الصحيح، بدلًا من القيام ببساطة بفعل الأشياء بشكل صحيح. وكعامل من عوامل المعرفة، وفقًا لـ “بيتر دراكر”، فإن وظيفتك الأولى هى أن تقرر “ما” يجب عمله، أما مسألة “الطريقة” و “الوقت” فإنهما فقط يأتيان فى وقت لاحق. وتذكر: إذا لم يكن الشىء يستحق العمل، فإنه لا يستحق القيام به بشكل صحيح.

الأولويات فى مقابل التفاهات

هناك جزء مهم من تحديد الأولويات، والعمل عليها هو أن تحدد التفاهات أيضًا. والأولوية هى شىء يجب أن تفعله كثيرًا وعاجلًا، أما الشىء التافه فهو شىء تفعله بشكل أقل، وفى وقت لاحق، إن فعلته من الأساس. ويعنى تحديد الأولويات أن تبدأ بشىء وتنتهى منه فى أسرع وقت ممكن، أما تحديد التفاهات فالمقصود منه وقف شىء أو حتى التوقف عن أى نشاط تمامًا.

وحيث إنك تستطيع أن تفعل شيئًا واحدًا فقط فى كل مرة، وأنك لا تستطيع أن تفعل كل ما عليك القيام به، فإن أحد الأسئلة التى ينبغى أن تطرحها فى بداية كل يوم وفى كل أسبوع هو: “ما الذى سأتوقف عن فعله؟”، ما الذى سوف أؤجل عمله؟ وما الذى سأحذفه؟ وما الأنشطة التى سألغيها؟ وما الذى أفعله اليوم – ومع مستوى المعرفة التى لديك الآن، فإنك لم تكن لتبدأ به مرة أخرى اليوم لو أمكنك البدء من جديد؟

توقف عن فعل الأشياء

الحقيقة هى أنك تستطيع فقط السيطرة على وقتك للدرجة التى يمكنك عندها التوقف عن فعل الأشياء التى تقوم بها اليوم. فلا يمكنك ببساطة أن تجد طرقًا لفعل المزيد من الأشياء، والعمل لساعات أطول وبجهد أكبر. بدلًا من ذلك، عليك أن تلتفت وتنظر إلى حياتك وعملك بموضوعية وأن تسأل: “ما الذى سأتوقف عن فعله حتى يكون لدىَّ ما يكفى من الوقت للقيام بأهم الأشياء فى حياتى وعملى؟”.

وقبل أن تبدأ فى مهمة جديدة، تذكر أن بطاقة مهامك ممتلئة، وأنك بالفعل غارق فى العمل، وليس لديك وقت فراغ مطلقًا، لأنك تخضع لقانون البديل المستبعد، الذى يقول: “إن فعل شىء معين يعنى ألا تفعل شيئًا آخر”.

وقبل أن تلتزم بمهمة أو وظيفة جديدة، يجب أن تمعن التفكير وأن تقرر الأشياء التى لن تفعلها الآن أو التى ستلغيها تمامًا. ويجب عليك أن تقرر كيف وبأى طريقة ستؤجل أو تؤخر، أو تفوض مهام معينة على قائمة عملك لو كان عليك تحرير ما يكفى من الوقت للقيام بالمهام الأخرى التى تعد أكثر أهمية؛ فالانخراط فى مهمة جديدة يعنى الخروج من أى مهمة قديمة. لذا، فاختر شيئًا لم تكن قد فعلته ويحتاج إلى تأجيل شىء كنت تؤديه بالفعل.

إن الإجراء المتمثل فى التفكير بإمعان فيما ستتوقف عن فعله يمثل مساعدة هائلة فى تحديد الأولويات بدقة قبل أن تبدأ.

مارس طريقة “أ ب ج د هـ”

إحدى أكثر الطرق المفيدة بالنسبة لك لتنظيم المهام الخاصة بك حسب الأولوية هى استخدام طريقة أ ب ج د هـ، وهذه طريقة تتطلب منك مراجعة قائمة أنشطتك اليومية قبل أن تبدأ، وعندئذ تضع أحد هذه الحروف أمام كل نشاط، وتنظم مهامك حسب العواقب المحتملة.

قائمة الفئة “أ” الخاصة بك

أى مهمة تمثل حرف “أ” هى شىء يجب عليك القيام به، وهى مهمة جدًّا، وهناك عواقب خطيرة لعدم فعلها. ضع حرف “أ” فى قائمة عملك بجانب كل بند ملح ومهم وينتج عواقب خطيرة لإنجازه أو عدم إنجازه.

وإذا كان لديك العديد من مهام الحرف “أ”، فنظمها حسب الأهمية من خلال وضع أ-1، أ- 2 ، أ- 3 ، إلخ بجانب كل بند. وعندما تبدأ العمل، عليك أن تبدأ دائمًا بمهمتك أ-1؛ فهذه أهم أولوية بالنسبة لك.

قائمة الفئة “ب” الخاصة بك

أى مهمة تمثل الحرف “ب” هى شىء ينبغى عليك فعله؛ فهناك عواقب معتدلة لفعلها أو الفشل فى فعلها. والقاعدة هى أنك لا ينبغى أن تبدأ أبدًا فى فعل مهمة من مهام الفئة “ب” عندما تكون هناك مهمة من الفئة “أ” لم تنجز بعد. ويمكن تمثيل مهام الفئة “ب” بالرد على سؤال لأحد الزملاء أو الرد على المراسلات.

قائمة الفئة “ج” الخاصة بك

وهذه هى الأشياء التى سيكون من اللطيف أن تفعلها، لكنها بالقطع ليست فى أهمية مهام الفئتين “أ” أو “ب”، وليست هناك عواقب لفعلها أو عدم فعلها؛ فقراءة الصحيفة أو الخروج لتناول الغداء يقعان تقريبًا فى الفئة “ج”.

فوض أى شىء ممكن

تمثل مهام الفئة “د” التفويض. فقبل أن تفعل أى شىء، ينبغى أن تسأل عما إذا كان هناك شخص آخر يمكنك تفويض هذه المهمة له لتحرير المزيد من الوقت لأهم المهام التى تستطيع أنت فقط أن تفعلها، أم لا.

إلغاء أى شىء ممكن

تمثل مهام الفئة “هـ” المهام التى يجب عليك إلغاؤها. هناك العديد من المهام البسيطة التى تزحف على قائمتك اليومية ويمكنك إلغاؤها تمامًا، والتى لا تحدث أى فارق على الإطلاق لك أو لأى شخص آخر؛ فالقاعدة هى أنك تستطيع التحكم فى وقتك للدرجة التى يمكنك عندها أن تتوقف عن فعل أشياء ذات قيمة منخفضة أو معدومة. وكلما زادت الأشياء التى تتوقف عن فعلها أو تلغيها تمامًا، زاد لديك الوقت المتاح للعمل على مهامك من الفئة “أ”، وهى المهام التى تحدد نجاحك أو فشلك فى العمل.

أعد هندسة عملك

إن عملية إعادة الهندسة التى تنطبق على عملك الشخصى يمكن أن تكون مفيدة جدًّا لك فى تحديد أفضل الأولويات. ويتمثل التركيز المحورى لعملية إعادة الهندسة على التبسيط، ويجب عليك باستمرار أن تبحث عن طرق لإنجاز أى مهمة أو وظيفة معقدة من خلال تبسيط العمل على المهمة من البداية إلى النهاية.

وعند إعادة هندسة عملك فإنك دائمًا تبحث عن طرق لتفويض المهام، أو إرجائها، أو تقليصها، أو الاستعانة بمصادر خارجية لإنجازها، أو إلغائها تمامًا. وعند التفويض فإنك تبحث عن شخص آخر يستطيع القيام بهذه المهمة على الأقل مثلك تمامًا، ولكن بساعة أقل، بحيث يمكنك الاستفادة منها. وعند التأجيل، فإنك تبحث عن طرق لتأجيل أجزاء من المهمة ليس من الضرورى القيام بها على الفور. وعند تقليص الحجم، فإنك تبحث عن طرق لتقليل حجم أو تعقيد المهمة. وعند الاستعانة بمصادر خارجية، فإنك تبحث عن أفراد أو مؤسسات خارجية تكون متخصصة فى القيام بهذه المهمة بصفة خاصة، وتقوم بدورها على أجزاء كاملة من المهمة الموكلة إليها. وعند الإلغاء، فإنك تبحث عن طرق لإيقاف المهمة تمامًا، لا سيما إذا لم تعد مهمة فى الموقف الحالى.

إن اتخاذ القرار بالبحث باستمرار عن فرص للاستعانة بمصادر خارجية، والتفويض، وإنجاز الأمور من قبل أشخاص آخرين يحررك للتفرغ لأداء الأشياء التى لا يمكن أن يفعلها سواك – وهو جزء مهم من تحديد وإنجاز المهام التى تمثل أقصى أولوية بالنسبة لك.

حدد أولوياتك الشخصية

إن هدفك الرئيسى فى العمل – وسر احترام وتقدير الذات، والفخر الشخصى – هو، بالنسبة لك، تطوير فعاليتك الشخصية والعملية على نحو متزايد. وكلما كنت أكثر فعالية وكفاءة وإنتاجية، انتابك شعور أفضل وأصبحت أكثر نجاحًا – وهذا هو محور تركيز قوة الوقت.

ولتحديد الأولويات الشخصية بشكل أفضل، اطرح على نفسك بانتظام أسئلة من قبيل:

1. ما نقاط قوتى وقدراتى الفريدة من نوعها؟

2. ما المواهب الطبيعية التى أتمتع بها؟

3. ما الذى أقوم به بشكل جيد على نحو خاص؟

4. ما الذى كنت أفعله بشكل جيد فى الماضى؟ ما المهارات والقدرات، والإنجازات التى تعد السبب الرئيسى فى نجاحى فى الحياة والعمل حتى الآن؟

5. ما الأشياء التى أقوم بها بسرعة وبشكل جيد وتبدو صعبة على الآخرين؟

6. أين تكمن قدرتى على أن أصبح بارزًا لو كنت سأحسن معرفتى ومهاراتى الخاصة؟

7. ما الذى أحب أن أفعله حقًّا؟

إن معظم نتائجك فى الحياة تأتى من قدرتك على الأداء الجيد فى مجالات قليلة ومحدودة. وإحدى سمات القادة هى أنهم يختارون ويقبلون المناصب والوظائف والمسئوليات التى يعرفون أن لديهم القدرة فيها على الأداء بطريقة ممتازة، وذلك لأنهم يرفضون فعل الأشياء التى لا يستمتعون بها أو التى لا يؤدونها جيدًا بشكل خاص.

أين تؤدى بشكل جيد؟

تأمل حياتك، ونجاحاتك الماضية، وكذلك وظائفك ومناصبك السابقة، وحدد ما تفعله بشكل جيد، لأن تحديد تلك الأشياء التى تؤديها (أو يمكن أن تؤديها) بأسلوب فائق هو أحد أسرار توجيه حياتك، وعملك، وطاقاتك فى المجالات التى يمكن أن تحدث لك فارقًا حقيقيًّا لك ولشركتك.

ولكى تكون ناجحًا فى أى عمل أو مهنة، يجب أن تكتسب سلسلة من الكفاءات أو المهارات الأساسية التى تمكنك من أداء عملك بشكل جيد. ولكن لكى ترتقى أعلى الدرجات فى مجال عملك، يجب أن تصبح بارزًا فى مجال واحد على الأقل. وفى هذا السياق، فإن كلمة “جيد” تعتبر عدوًّا لكلمة “ممتاز”، لأن الكثير من الناس يصبحون جيديين فيما يفعلونه – وعندئذ يشعرون بالرضا ويتوقفون عن التطور، ومن ثم يقارنون أنفسهم بالأشخاص غير الجيدين مثلهم، بدلًا من التركيز على ما هم أكفاء فيه حقًّا.

ابحث عن سبل لزيادة القيمة المضافة لديك

إن سبب وجود كل وظيفة، ودور كل شخص، هو “إضافة قيمة”. والسبب الرئيسى لوجودك على قائمة الرواتب هو أنك تسهم بقيمة من نوع ما لشركتك. وهذه القيمة تقترن جنبًا إلى جنب مع القيمة التى يسهم بها الآخرون فى المنتج أو الخدمة التى يتم بيعها للعميل أو الزبون. وقدرتك على الإسهام بقيمة هى التى تحدد نتائجك، ومكاسبك، ونجاحك فى حياتك المهنية.

اسأل نفسك: “من بين جميع الأشياء التى أفعلها، أين وكيف يمكننى الإسهام بأعلى قيمة لشركتى؟”. فإذا حللت عملك بعناية، ستجد أن هناك فى العادة ثلاثة أشياء فقط مسئولة عن 90 % أو أكثر من القيمة التى تسهم بها فى شركتك.

ولكى تحدد أقوى ثلاثة مجالات لمهاراتك، ابدأ بهذا السؤال: “لو كان بإمكانى فعل شىء واحد فقط طوال اليوم، فما النشاط الوحيد الذى يسهم بأعظم قيمة لعملى؟”.

وبمجرد أن تحدد الإجابة عن هذا السؤال، اسأل نفسك: “لو كان بإمكانى فعل شىء واحد فقط، فماذا قد يكون؟”، ثم اطرح السؤال مرة أخرى حتى تصل إلى النشاط الرئيسى الثالث.

إن الغرض من تنظيم حياتك وتحديد أولوياتك هو أن تتمكن من قضاء مزيد من الوقت فى فعل هذه المهام الثلاث. وسوف تسهم بشكل أكبر وتحقق قيمة أعظم لشركتك لو أديت عملًا رائعًا فى كل واحدة منها، عن أى شىء آخر تفعله ولو مجتمعًا. فما هذه المهام؟

سر النجاح

منذ بضع سنوات، التقيت أحد أفضل مندوبى التأمين فى العالم، والذى كان يحقق أكثر من 100 مليون دولار من التأمين على الحياة كل العام. كان لديه طاقم عمل مكون من اثنين وأربعين شخصًا، وكان هؤلاء الأشخاص يتعاملون مع كل جانب فردى من عمله، بدءًا من الجدولة ومرورًا بإعداد العروض والمهام الإدارية، والخدمات المصرفية، والإعلانات والترويج، حتى خدمة العملاء. وكان هو يركز على شىء واحد يفعله أفضل من أى شخص آخر تقريبًا فى العالم، وهو التواصل الشخصى والتفاعل مع العملاء الحاليين والعملاء المرتقبين.

كان هذا المندوب يخصص ساعتين كل يوم للدراسة والتدريب والإعداد لاجتماعاته وتفاعلاته الشخصية، وبذلك أصبح أحد أفضل الخبراء فى مجال التأمين الشخصى وتخطيط الملكية فى العالم، وكانت موهبته الفريدة تتمثل فى قدرته على تقييم احتياجات العميل ومساعدته له على اتخاذ أفضل القرارات فى مجالات التأمين على الحياة وتخطيط الملكية بما يتناسب مع موقفه الفريد – وكان يفوض للآخرين كل شىء آخر.

أين تتفوق؟

حلل نفسك واطرح هذه الأسئلة على نفسك:

1. ما الذى يمكننى القيام به أفضل من أى شخص آخر؟

2. ما ميزتى التنافسية؟

3. ما مجال تفوقى؟

4. ما عرض البيع الفريد من نوعه الخاص بى؟

5. أين يمكن أن أكون متفوقًا؟

6. أين ينبغى أن أكون متفوقًا؟

7. ما المهارات التى يجب علىَّ اكتسابها لتحقيق أقصى قدر من الإسهام؟

يعد طرح هذه الأسئلة والإجابة عنها هو السبب الرئيسى للفعالية الشخصية والأداء العالى.

التزم بالتفوق فى الأداء: اتخذ القرار اليوم بأنك ستنضم إلى نسبة الـ 10 % من الأشخاص البارزين فى مجالك، وحدد أهم مهارة يمكن أن تتعلمها وتطورها، وهى المهارة الوحيدة التى من شأنها أن تساعدك، أكثر من أية مهارة أخرى، فى الوصول إلى نسبة الـ 10 % الأعلى فى مجالك. دوِّن هذه المهارة كهدف، وحدد موعدًا نهائيًّا، وضع خطة، واعمل عليها كل اليوم.

أداء مهامك الرئيسية بشكل أفضل

أحد الأسباب الرئيسية لتحديد الأولويات وحسن إدارة الوقت هو أن تتحسن بشكل أفضل وأفضل فى فعل المزيد والمزيد من الأشياء القليلة التى تقوم بها والتى تحقق المزيد من الفرق أكثر من أى شىء آخر؛ فكلما كنت أفضل فيما تفعله، زاد قدر العمل الذى تنجزه فى فترة زمنية أقصر.

اتخذ من “الإتقان” هدفًا لك فى حياتك المهنية؛ فإنك ستكون فقط ناجحًا حقًّا، وسعيدًا، وتتقاضى جيدًا ما أنت قادر حقًّا على كسبه عندما تحقق الإتقان فيما تفعله. وقد خلصت بسنوات من البحث إلى أن تحقيق الإتقان أمر ممكن للجميع تقريبًا، ولكنه ليس سهلًا؛ لأنه يتطلب من 5-7 سنوات من العمل الشاق فى مجال عملك، بما فى ذلك العديد من ساعات الدراسة والممارسة، لتصبح أحد أفضل الأشخاص فيما تفعله – وليست هناك طرق مختصرة لذلك.

استثمر الوقت فى مستقبلك

عندما أطرح هذا الموضوع فى الحلقات النقاشية وورش العمل، فإن العديد من المشاركين يتنهدون ويغضون الطرف، لأنهم بطريقة ما لديهم فكرة أنهم من الممكن أن يقفزوا إلى قمة الحياة دون دفع الثمن الذى دفعه الآخرون؛ فهم يبحثون عن وسيلة سريعة وسهلة للانتقال إلى القمة دون استثمار مئات، وحتى آلاف، من الساعات فى العمل الشاق اللازم للوصول إلى تلك القمة.

أحيانًا يقولون لى: “إن خمس سنوات فترة طويلة جدًّا!”، وعندئذ أخبرهم بشىء غالبًا ما يغير تفكيرهم تمامًا: “إن الوقت سيمر على أية حال”.

كم سيكون عمرك بعد خمس سنوات من اليوم؟ الإجابة هى أنك ستكون أكبر بخمس سنوات. وبعبارة أخرى، فإن الوقت سوف يمر على أية حال. والسؤال الوحيد هو: “أين ستكون فى مجال عملك بعد نهاية هذه السنوات الخمس؟”.

والخبر السارّ هو أنك لو اتخذت من الإتقان هدفًا لك فى مجال عملك على المدى الطويل، وعملت على تحقيق هذا الهدف كل يوم، وقرأت باستمرار، وأنصت، وتعلمت من أجل تحسين مهاراتك، فإنك حتمًا ستبلغ القمة فى مجالك. وإذا كنت على استعداد لتقديم التضحيات ودفع الثمن الكامل للنجاح مسبقًا، فسوف تجنى الأرباح فى النهاية؛ فليس بإمكان أحد أن يوقفك عن بلوغ القمة فى مجالك إلا نفسك، وأنت فقط الذى تستطيع إيقاف نفسك من خلال التوقف.

فكر فى الأولويات طوال اليوم

طبق قاعدة 80/20 على كل جزء من عملك. حدد أهم المنتجات والخدمات المربحة التى تعرضها شركتك، وحدد أعلى 20 % من العملاء الذين يسهمون بأكبر القيمة، وحدد أعلى 20 % من الموظفين بشركتك، والذين يسهمون بأعلى قيمة على مستوى العمل. ما نسبة 20% من الفرص الممكنة التى يمكن أن تحقق نسبة 80 % من المبيعات فى السنوات المقبلة؟ احرص على رؤية أعمالك من خلال منظور قاعدة 80/20، وتأكد من أداء تلك الأنشطة التى يمكن أن تحدث أكبر فرق على الإطلاق.

ما المنتجات والخدمات والكفاءات المسئولة عن أعظم النجاحات لشركتك؟ لماذا نمت شركتك حتى أصبحت على ما هى عليه اليوم؟ إن سر تحقيق نجاحات عظيمة فى المستقبل يكمن فى تحديد أسباب نجاحك فى الوقت الحاضر، وهو نقطة الانطلاق لتفوقك فى السوق فى المستقبل.

وعند تحديد الأولويات، يجب أن تحلل عملك بوضوح وتفهمه تمامًا. حدد المجالات التى تؤدى شركتك فيها بشكل جيد، وحدد مجال تفوق الشركة، أو مجال تميزها التنافسى. أين وكيف تتفوق شركتك بمنتجاتها وخدماتها على منافسيك؟ فى أى المجالات يمكن تحقيق تفوق محتمل لو كنت ستطور منتجات وخدمات جديدة أو تحسن المنتجات والخدمات الموجودة بالفعل؟

حلل أولويات شركتك

مارس أسلوب “فرز الشركات” على شركتك، ومنتجاتك وخدماتك على أساس منتظم. وقد ظهر مفهوم الفرز أثناء الحرب العالمية الأولى خلال المعارك على الجبهة الغربية، حيث كان هناك الكثير من الجرحى الذين لم تتمكن الهيئة الطبية من علاجهم جميعًا، وحيث لم يكن هناك ما يكفى من الأطباء والممرضات. ونتيجة لذلك، بدأوا فى تقسيم الغرف إلى ثلاث مجموعات: كانت المجموعة الأولى تتكون من الجنود الجرحى الذين سوف يموتون على أية حال، سواء تلقوا رعاية طبية أم لا – وقد وُضع هؤلاء جانبًا بشكل مريح. وكانت المجموعة الثانية تتكون من الجنود الذين سوف يظلون على قيد الحياة على أية حال، سواء تلقوا رعاية طبية أم لا؛ لأن جروحهم كانت طفيفة، وهؤلاء الأفراد وضعوا جانبًا وتم علاجهم بسرعة. أما المجموعة الثالثة من الجرحى فكانوا سيبقون على قيد الحياة لو حصلوا على رعاية طبية فورية – وهذه هى المجموعة التى ركز فيها الأطباء والممرضات جميع طاقاتهم، لإنقاذ هؤلاء الذين قد يموتون عند غياب العلاج.

قسم المنتجات/الخدمات إلى ثلاث مجموعات

يمكنك – فى عملك – تطبيق فكرة فرز الشركات على منتجاتك وخدماتك؛ حيث يمكن تقسيمها إلى ثلاث مجموعات: الفائزين والناجين، والخاسرين (وأحيانًا يطلق عليها “المربحة، والنجوم، والمتواضعة”).

أى من منتجاتك وخدماتك يعتبر رابحًا؟ إنها تلك المنتجات والخدمات التى تباع جيدًا، وتحقق ربحًا، وتولد تدفقًا نقديًّا مطردًا يمكن التنبؤ به، وهى الأشياء التى تشتهر بها أنت وشركتك – وهذه هى المنتجات والخدمات التى ينبغى أن توليها رعاية ممتازة، ولكنها لا تتطلب أى رعاية فورية أو طارئة.

ما المنتجات والخدمات التى لديها إمكانيات رائعة؟ إنك إذا قضيت بعض الوقت على هذه المنتجات والخدمات – فى مجال المبيعات والتسويق، أو إذا أعدت تصميمها أو تغليفها – تستطيع أن تحولها إلى منتجات فائزة فى السوق. وهذه هى المنتجات والخدمات التى تتطلب اهتمامًا فوريًّا وطاقات أفضل من أفضل موظفيك موهبة.

وهناك المنتجات الخاسرة أو المتواضعة. ومهما كان الجهد الذى تبذله فى تسويق وبيع هذه المنتجات أو الخدمات، ومهما كانت طريقة إعادة تغليفها أو تصميمها، فإنها لا تحقق انطباعًا جيدًا فى السوق وهى تستنزف أموالك ووقت وطاقات موظفيك الرئيسيين – وهذه هى المنتجات والخدمات التى ستموت إن عاجلًا أو آجلًا، لأنه مهما كان السبب، لأن السوق لا ترغب فيها.

ركز على المكان الذى تكون فيه النتائج الممتازة ممكنة

عند تحديد أولويات عملك فإن أنشطتك الفائزة تمثل أعلى 20 % من أنشطة شركتك. ويجب عليك ألا تتعامل معها أبدا على أنها أمور مسلم بها، ويجب أن تفعل كل ما هو ممكن لتطويرها وتحسينها والتأكد من أنها لا تزال تبيع بشكل جيد وتولد التدفق النقدى.

إن “نجومك” المحتملة هى المنتجات التى لديها القدرة على أن تصبح صفقات كبرى إذا أنفقت عليها ما يكفى من المال والوقت والاهتمام، وهى المنتجات الفائزة المحتملة لك فى المستقبل. ويمثل استثمار الوقت والمال فى هذه المنتجات والخدمات أولوية قصوى.

أما المنتجات والخدمات التى ستموت على أية حال، مهما كان قدر الوقت أو الأموال التى تستثمرها فيها، فإنها تصبح “أولوياتك الدنيا”. فيجب – ولا سيما فى أوقات انخفاض الأسواق والربحية – أن تكون لديك الشجاعة والحسم لتقبل أنَّ – على الرغم من أنها قد تبدو فكرة جيدة فى ذلك الوقت – هذا المنتج أو الخدمة لا تبرر النفقات الضرورية لجعلها ناجحة. وينبغى وقفها أو التخلى عنها حتى تتمكن من تكريس طاقاتك لتلك المنتجات والخدمات التى تمثل مستقبل شركتك والتدفق النقدى لها فى المستقبل.

حدد أولويات حياتك الشخصية

يمكنك ممارسة “الفرز الشخصى” فى حياتك أيضًا؛ فهناك بعض الأشياء فى حياتك التى تمنحك متعة وإشباعًا هائلًا، وهذه هى الاستخدامات ذات الأولوية العالية لوقتك، كأنشطتك العائلية والشخصية. وهذه الأشياء يجب عليك توجيه انتباه قوى لها وألا تتعامل معها على أنها أمر مسلم به أبدًا.

وهناك استخدامات محتملة لوقتك، وأنشطتك، وأموالك تمثل احتمالات المستقبل. وهذه هى المجالات التى يجب عليك فيها استثمار المزيد من نفسك ووقتك إذا كنت تريد تحقيق أقصى استفادة من كل ما هو ممكن لك فى تلك المجالات.

وأخيرًا، هناك هؤلاء الأشخاص والأنشطة الذين لا فائدة منهم فى حياتك، ومع ما لديك من معرفة الآن، لا ينبغى أن تبدأ بهم مرة أخرى اليوم. وهذه هى حبائل الوقت والأنشطة التى يجب تقليصها والحد منها والقضاء عليها، بحيث يكون لديك المزيد من الوقت لتلك الأشياء القليلة التى تمنحك أعظم شعور بالمتعة والإشباع.

تطلع إلى المستقبل

هناك جزء أساسى من إدارة الوقت الشخصى بالنسبة لك، وهو أن تأخذ الوقت الكافى للتفكير فى المستقبل. تخيَّل خمس سنوات فى المستقبل، وفكر فى المكان الذى تريد أن تصل إليه، واخلق صورة ذهنية لمستقبلك المثالى، وعندئذ فكر فى الخطوات العملية التى ستتخذها، ابتداء من اليوم، لتحويل هذه الصورة إلى حقيقة واقعة. وتذكر أنه لا يهم المكان الذى تتواجد فيه الآن، لأن ما يهم حقًّا هو المكان الذى تذهب إليه.

ركز على المستقبل بدلًا من الماضى، وعلى الفرص بدلًا من المشاكل. وفكر فى الحلول و الإجراءات المحددة التى يمكن أن تتخذها، بدلًا من الأشياء التى قد تسير بشكل خاطئ، وكذلك من يقع عليه اللوم. واحرص على أن تسأل دائمًا: “أين نذهب من هنا؟”، وكما قال “جون ماينارد كينز”: “يجب أن نعطى الكثير من التفكير للمستقبل؛ لأن هذا هو ما سنذهب إليه لقضاء ما تبقى من حياتنا”.

فى العديد من الشركات، يتم اهدار 80 % من وقت كبار الموظفين على مشاكل الأمس بدلًا من التركيز على فرص الغد. لذلك احرص على التفكير فى طرق يمكن أن تغير من خلالها الأشياء التى تقوم بها اليوم لضمان أن يتناغم مستقبلك مع رغباتك.

تخيل خمس سنوات مستقبلًا

إن كلاًّ من “جارى هامل” و “سى. كيه. براهالاد” – المخططين الإستراتيجيين – يشجعان صانعى القرار على تخيل عدة سنوات مستقبلية عندما يقومان بالتخطيط الإستراتيجى. إنهما يشجعان المديرين التنفيذيين على تخيل أن شركتهم هى أكبر شركة فى مجالها خلال بضع سنوات فى المستقبل. وعندئذ يحددان المنتجات والخدمات والأسواق، والمهارات الخاصة، والمواهب، والقدرات التى يحتاجون إليها ليصبحوا قادة فى مجالهم فى غضون خمس سنوات من الآن. وأخيرًا، فإنهما يشجعان رجال الأعمال على البدء على الفور فى تطوير الكفاءات الأساسية التى سيحتاجون إليها ليصبحوا قادة السوق فى المستقبل – وينبغى عليك أن تفعل الشىء نفسه.

ركز على أول 20%

عند تحديد الأولويات، تذكر أن أول 20 % من أى مهمة تكون مسئولة عادة عن 80 % من قيمة تلك المهمة. وبمجرد أن تبدأ العمل فى هذه المهمة، فإن أول 20 % من الوقت الذى تقضيه فى تخطيط وتنظيم الموارد اللازمة لتحقيق هذه المهمة عادة ما تكون مسئولة عن 80 % من نجاحك. وعند تحديد الأولويات، ركز دائمًا على الـ 20 % الأولى من المهمة. انخرط فيها وأنجزها، لأن نسبة الـ 80 % التالية سوف تميل إلى التدفق بسلاسة بمجرد إنجاز نسبة الـ 20 % الأولى.

إذا كنت تعمل فى مجال المبيعات، وحصلت على موعد أولى، حيث تلتقى فيه مع صانع القرار شخصيًّا، فهذا يمثل نسبة الـ 20 % من الصفقة، لكنها تكون مسئولة عن نسبة الـ 80 % من القيمة فى عملية البيع. ويمثل العرض، وإبرام الصفقة، والمتابعة، وتسليم المنتج أو الخدمة، وغيرها، نسبة الـ 80 % المسئولة عن نسبة الـ 20 فى المائة من القيمة.

انس أمر الأشياء الصغيرة

عند تحديد الأولويات، لا تستسلم أبدًا لإغراء توضيح الأشياء الصغيرة أولًا. لا تبدأ من أسفل قائمتك وتعمل للوصول إلى المهام المهمة فى القمة، ولا تسمح لنفسك بالتورط فى الأنشطة ذات الأولوية المنخفضة – لا تلق بالًا للتوافه. وكما يقول “جوته”: “لا يجب أن تقع الأشياء الأكثر أهمية أبدًا تحت رحمة الأشياء الأقل أهمية”.

يتمثل الميل الطبيعى للطبيعة البشرية فى اتباع قانون المقاومة الأقل. وفى إدارة الوقت والعمل الشخصى، يعنى هذا أن لدينا ميلًا طبيعيًّا للبدء بالمهام الصغيرة، معتقدين أننا بمجرد أن نبدأ سنتمكن من الإحماء، وننطلق فى مهامنا الكبرى التى ستكون أكثر إنتاجية.

إليك ما اكتشفته: عندما تبدأ بالعمل فى المهام القليلة، فإنها تبدأ فى التكاثر، مثل الأرانب فى فصل الربيع. وعندما تبدأ فى التخلص من المهام الصغيرة الخاصة بك، فيبدو أنك تجذب إليك المزيد والمزيد من المهام الصغيرة للعمل بها. وكلما عملت بشكل أطول وأقوى، بدا المزيد من المهام الصغيرة وكأنها تظهر. وبنهاية اليوم، تكون قد أنهكت تمامًا، ولم تنجز أى شىء ذا قيمة. لذا فابدأ بأهم أعمالك أولًا.

خمسة أسئلة رئيسية لتحديد الأولويات

هناك خمسة أسئلة رئيسية يمكنك أن تطرحها على نفسك بانتظام لضمان أنك تعمل على أهم أولوياتك وتنجز أكثر ما يمكنك القيام به:

1. لماذا أتقاضى راتبًا؟ اسأل نفسك عما تفعله الآن ويعد أهم شىء تم تعيينك من أجل القيام به. وإذا كان رئيسك فى العمل يجلس على الجانب الآخر منك ويراقبك، فما الذى قد تود فعله بشكل مختلف عما تفعله فى هذه اللحظة؟

وإليك تدريبًا مفيدًا: ضع قائمة بكل شىء تعتقد أنك قد تم تعيينك من أجل القيام به، وخذها إلى رئيسك فى العمل، واطلب منه أن ينظم هذه القائمة العملية حسب الأولوية، واطلب منه أن يخبرك بأكثر وأقل الأشياء أهمية. ومن تلك اللحظة فصاعدًا، اعمل بذهن حاد على تلك المهام التى يرى رئيسك فى العمل أنها أكثر أهمية من أى شىء آخر.

2. ما أنشطتى التى تمثل أعلى قيمة؟ تذكر أن هناك ثلاثة أشياء فقط تعد مسئولة عن معظم قيمة عملك. فأى من نشاطاتك يسهم بأعظم قيمة لشركتك؟ إذا لم تكن متأكدًا، اسأل الأشخاص المحيطين بك؛ فالجميع يعرفون أهم الأمور التى ينبغى على الآخرين فعلها.

3. ما المجالات الرئيسية لنتائجى؟ ما النتائج المحددة التى يجب أن تحصل عليها من أجل القيام بعملك بطريقة ممتازة؟ ومن بين جميع تلك المجالات الرئيسية للنتائج، أيها يعد أكثر أهمية؟

4. ما الذى أستطيع – وأنا فقط – فعله، ولو فعلته بشكل جيد لأحدث فارقًا حقيقيًّا؟ ما الشىء الوحيد الذى لا يمكن أن يفعله أحد غيرك، طوال الوقت، والذى لو فعلته بشكل جيد، تكون قد أسهمت إسهامًا كبيرًا فى ازدهار شركتك؟ وهذا شىء لا يمكن لأى أحد أن يفعله من أجلك، وإذا لم تفعله، فإنه لن يتم أبدًا، لأن القيام بهذه المهمة، وفعلها بشكل جيد، والقيام بها على وجه السرعة يمكن أن يكون له أثر هائل على حياتك المهنية.

5. ما الاستخدام الأكثر قيمة لوقتى، حتى الآن؟ هذا هو السؤال الرئيسى فى إدارة الوقت. فكل مهارة فى تخطيط وإدارة الوقت تدور حول مساعدتك فى تحديد الإجابة الصحيحة عن هذا السؤال فى كل لحظة من اليوم. ما الاستخدام الأكثر قيمة لوقتك الآن؟

قانون الكفاءة الجبرية

يقول هذا القانون إنك عندما تقع تحت ضغط هائل لتحقيق نتائج معينة فإنك تصبح أكثر وأكثر كفاءة فى تحديد الأولويات وإنجاز الأشياء.

وهناك تدريب من أجلك: تخيل أن رئيسك فى العمل جاء إليك بتذكرتين من تذاكر طيران الدرجة الأولى وأخبرك بأنك ستأخذ خمسة أيام – وجميع النفقات مدفوعة – فى عطلة جميلة بأحد المنتجعات. اليوم هو الاثنين، الساعة التاسعة صباحًا، وقد فاز رئيسك فى العمل بهاتين التذكرتين من سحب قبلها بليلة، ولكنه لا يستطيع استخدامهما. وهو على استعداد لمنحهما إياك لو استطعت إنجاز عمل الأسبوع كله قبل الخامسة مساء.

لو تلقيت مثل هذا العرض، وكنت مناسبًا فقط لإنجاز عمل الأسبوع الخاص بك بحلول نهاية اليوم، فكيف سيغير ذلك أسلوبك فى العمل؟ وما أول شىء ستحرص على إنجازه قبل أن تغادر؟ وما الذى سيمثل المهمة أو النشاط الثانى؟ وكم من الوقت ستقضيه فى تناول القهوة والدردشة مع زملائك فى العمل فى ظل هذه القيود؟ وكيف ستؤدى عملك بشكل مختلف لو كان أمامك يوم واحد فقط لإنجاز عمل خمسة أيام؟

إن كنت بحاجة إلى التشجيع فى تحديد الأولويات، حاول أن تسأل نفسك: “لو اضطررت إلى مغادرة المدينة لمدة شهر، وكان بإمكانى إنجاز مهمة واحدة فقط قبل أن أغادر، فما المهمة الوحيدة التى ستكون أكثر أهمية بالنسبة لى لأنجزها؟”.

ضع ضغوط الأولويات على نفسك، واسأل نفسك هذه الأسئلة على أساس منتظم. ومهما كانت الإجابة، حدد تلك المهام الرئيسية كأهم الأولويات بالنسبة لك، وانطلق للعمل عليها على الفور، وركز بذهن حاد على تلك المهام حتى يتم إنجازها.

استهدف أقصى حد من النتائج

إن وقتك هو حياتك. وعندما تعمل على المهام التى تعد أهم إمكانياتك، فإنك تحقق أقصى استفادة من الحياة. وأى شىء تفعله خلافًا لأهم أولوياتك هو تقريبًا مضيعة للوقت.

إن أكبر مكافأة من ذلك كله هى أنك عندما تعمل بذهن حاد على المهمة ذات الأولوية القصوى بالنسبة لك، فإنك تجرب تدفقًا لا نهائيًّا من الطاقة والحماس واحترام الذات، وتشعر بالمزيد من الفعالية والثقة، وتشعر بالروعة تجاه نفسك وحياتك.

وإذا كنت تعمل على المهام ذات الأولوية المنخفضة، بغض النظر عن عدد الساعات التى تخصصها لها، فإنك لا تحصل على أى شعور بالإشباع أو المتعة، ولن تشعر سوى بالتعب والإنهاك الشديد فى نهاية اليوم، وتشعر بالاندفاع والارتباك، وتشعر بالإحباط وعدم السعادة.

خذ وقتًا للتفكير، وبعد ذلك تحرك

خذ وقتًا كافيًا قبل أن تبدأ العمل للتفكير بإمعان وتحديد أولوياتك، وذلك باستخدام مختلف الأفكار والتقنيات الموضحة فى هذا الموضوع. وحدد الاستخدام الأكثر قيمة لوقتك وابدأ فى العمل على تلك المهمة الوحيدة. واضبط نفسك على الالتزام بتلك المهمة إلى أن تكتمل. فعندما تركز باستمرار على أهم أولوياتك، فإنك سرعان ما ستكتسب عادة الأداء العالى. ومن خلال هذه العادة، سوف تزيد من مقدار ما تنجزه كل يوم بمقدار الضعف أو ثلاثة أمثال ما يفعله أى شخص آخر من حولك، وسوف تشعر بالروعة تجاه نفسك.

“النجاح هو مجموع الجهود الصغيرة التى تتكرر يومًا بعد يوم دون توقف”.

تدريبات عملية

1. اعزم اليوم على أنك ستصبح رائعًا فى التفكير بإمعان والعمل حصريًّا على مهامك ذات الأولوية القصوى، ولا تسمح بأية استثناءات أبدًا حتى يصبح هذا الأمر عادة لديك.

2. ضع قائمة بالأنشطة اليومية قبل أن تبدأ العمل، وحدد الأولويات الموجودة فى قائمتك بعناية. وقسّم البنود باستخدام طريقة “أ ب ج د هـ” لكل واحد منها قبل أن تبدأ. واعمل دائمًا على مهمتك التى تنتمى للفئة “أ-1”.

3. طبق قاعدة 80/20 على كل جزء من عملك وحياتك الشخصية. وحدد أعلى 20 % من الأنشطة، والعملاء، والمنتجات والخدمات والمهام التى تعد مسئولة عن 80 % من القيمة، وركز عليها قبل أى شىء آخر.

4. حدد المعوقات الرئيسية لنجاحك الشخصى والمهنى. ما الذى يحدد السرعة التى يمكنك بها تحقيق هدف محدد، وما الذى يمكنك فعله لإزالة العامل المقيد، سواء فى نفسك أو فى الموقف؟

5. فكر فى العواقب المحتملة لأداء مهمة معينة أو عدم القيام بها، وافصل المهام الملحة عن المهمة، واقض المزيد من الوقت فى فعل تلك الأشياء التى يمكن أن يكون لها تأثير رئيسى على مستقبلك.

6. حدد مجالات تفوقك الشخصى، وهى تلك الوظائف التى تؤديها بسهولة وبشكل جيد وأسرع وأفضل من غيرها. وهذه الأنشطة هى التى يمكنك من خلالها تقديم أعظم إسهام فى ازدهار شركتك.

7. عليك فى كل ساعة من كل يوم، أن تسأل نفسك: “ما الاستخدام الأكثر قيمة لوقتى الآن؟”، وأيًّا كانت الإجابة، احرص على أن تعمل على تلك المهمة التى يمكن أن تحدث فارقًا أفضل من أى شىء آخر.