كيف تجعل عملك أكثر متعة وبساطة

كيف تجعل عملك أكثر متعة وبساطة

توقف عن أن تكون عبداً لحياتك اليومية

فى البداية بدأت بعمل سجلات ( للأشياء التى كنت اعملها ) عندما كنت فى الصف الثالث. وبمرور السنين تركت دفاتر الملاحظات ( 3 × 5 ) إلى حقيبة (11×16) وهى حقائب جلدية سوداء لنظام إدارة الوقت بصفحتين مفتوحتين لجدولى اليومى. ولقد قمت بعمل مقاطع للأهداف، الأولويات، الاستراتيجيات، القراءات، الاتصالات، العناوين، أرقام الهاتف للمخططين فى المستقبل، المخططين للأشياء الماضية، المخططين إلى الوراء، الخرائط العقلية، ملخص النفقات، معلومات شخصية (يومية، شهرية، أسبوعية وسنوية ) تقويمات وخريطة إدارة أولوية واقعية (ومهما كان ذلك ) فأى شاب يبحث عن رزقه معتاد على ذلك أو على نظام مشابة للتنظيم الشخصى.

والحقيقة أننى قضيت يوماً ونصف اليوم ودفعت دولارات أكثر من أن أعترف بها فى تعلم كيفية استخدام هذا المنظم الذى يتطلب إلتزام على الأقل ثلاثين دقيقة كل يوم لتقييم التقدم، لفحص النماذج الكاملة ونقل العمل الذى لم ينته إلى صفحات اليوم التالى.

المجلد مملوء تماماً ويزن أكثر من خمسة أرطال ويشغل حيز 2.4 قدم مربعة على مكتبك. ولا أستطيع أن أذهب خلال تلك الكتلة إلى أى مكان دون أن أصطحبه معى فى حالة أن تراودنى فكرة رائعة أو أتذكر شيئاً ما يجب أن أضيفه إلى صفحة مخططى للاتصالات.

وتلك المنظمات بالنسبة لبعض الناس ربما تقدم مهمة مفيدة ( بالإضافة إلى جلب المال إلى أصحاب الامتياز).

فإننى أقوم يومياً بعدد يفوق الحصر من المكالمات الهاتفية بمواعيد محددة على مدار الساعة، العديد من المشروعات أذهب إليها فى وقت واحد مما يجعلنى أحتاج إلى طريق أسلكه فيها جميعاً.

لقد كان ذلك مثل أى شاب مكافح فكان هذا هو النموذج الأول للشخصية التى بالغت فى عملها.

ولحسن الحظ نظرت ذات يوم إلى جدول مواعيدى وأدركت أننى لا أريد أن تكون حياتى على هذه الدرجة من الصعوبة. وكان هذا بداية برنامجى للبساطة وتدريجياً ومع الوقت قمت بالتبسيط ليس فقط فى منزلى وحياتى الشخصية والعملية ولكن أيضاً فى نظامى للتخطيط. فلقد انتقلت من هذا الكتاب الضخم إلى مطبوعة مواعيد مقاس ( 3× 5 ) والتى من الممكن وضعها فى جيب صغير. لكن ظلت فى ركن صغير فى مكتبى معظم الوقت. وكان هناك عدة توقفات بين الاثنين لكن فى النهاية وصلت إلى الحجم والنظام الملائم لحياتى البسيطة.

فإذا سيطر عليك نظام إدارة الوقت فربما حان الوقت لتفكرى فى كيفية تغييره لكى تسيطرى أنت عليه.

اعمل حيث تعيش أو عش حيث تعمل

كان جيبس منذ عدة سنوات يعمل فى منطقة بالعاصمة وكنا نعيش فى ضاحية تقريباً على بعد ساعتين سفر بالقطار. وكان يعنى هذا أنه (ومثل ملايين المسافرين الآخرين) غالباً ما يقضى أكثر من أربع ساعات كل يوم للوصول والعودة من مكتبه.

فهو عادةً يغادر المنزل الساعة 6.30 صباحاً ويعود حوالى السابعة مساءاً.

هل هذا جنون ؟ نعم. لماذا نفعل ذلك بأنفسنا ؟ بالنسبة لعديد من الناس يقع ذلك تحت بند التقدم. وفى النهاية استطعنا مواجهة الواقع وهو أننا كنا نتأخر بحاضرنا لمستقبل مجهول. لذلك قمنا ببعض التغيرات العامة فى حياتنا.

انتقلنا إلى مكان جديد فى البلد حيث نستطيع أن نعيش فى نفس المدينة التى كنا نعمل بها. وياله من اختلاف كبير ! أن نستطيع تناول افطارنا فى الصباح بتأن بعد أن كنا نتناوله على عجل. ونمشى ثلاثة أميال على الشاطىء. وأصبح جيبس يغادر المنزل حوالى 8.15 ويصل مكتب قبل 8.30.

وعلى الأقل كان يأتى مبكراً يوم الأربعاء بعد الظهر ويقضى عدة ساعات يتسلق قمة الجبل حيث نقطن لكى يجدد نشاطه. ودائماً ما يعود إلى المنزل قبل 5.30 بعد الظهر. وعندما يكون النهار طويلاً نذهب للتجديف أو ربما نقوم بالتنزه مرة أخرى قبل العشاء وربما نقضى بعض الوقت الهادئ معاً فى القراءة أو مشاهدة منظر الغروب الجميل وهى أشياء مهمة بالنسبة لنا والتى لم نكن نقوم بها عندما كان محصوراً فى قطار سفر غير مريح دائماً وغالباً متأخر، شديد الازدحام، كريه الرائحة ومشبع بالبخار. تلك الأشياء من الصعب أيضاً القيام بها عندما يتعطل الفرد فى السفر على الطريق السريع.

نعم بدون شك قد تخلينا عن بعض التقدم المهنى بالانتقال من الصدارة. لكن التحسن الشاسع فى نوعية حياتنا كان أكثر ممانتوقع. الشىء الوحيد الذى نتعجب منه الآن هو لماذا لم ننفذ الانتقال على الفور ؟

افعلى ما تريدين القيام به فعلاً

هناك عديد من الأشياء تعقد من حياتك. أكثر من قضاء ثمانى إلى عشر ساعات يومياً فى خمسة إلى ستة أيام إسبوعياً تقضيهم فى عمل لا تحبية. وهو القيام بعمل أشياء لا تحبى أن تؤديها.

لسوء الحظ، فإن عملية تصور ما تريدين القيام به وتأديته ليست بالضرورة عملية سهلة. فذلك ليس مثل إلغاء إشتراك صحيفتك الذى من الممكن إنجازه عبر الهاتف. إبدئى حياتك لتؤدى ما تريدينه بالفعل والذى من الممكن أن يستغرق شهوراً. مهمتك ستصبح أسهل إذا كنت تعرفين ما تريدين القيام به. ببساطة قررى أن تقومى بالتغيير ثم نفذيه، وتلك المهمة سوف تتضمن أبحاثاً وكذلك القيام باتصالات جديدة.

حددى خلاصة ما وصلت إليه. ربما تقومين بالانتقال عبر المدينة أو البلد وفى بعض الأحيان عليك أن تبدئى من جديد.

إذا كنت لا تعرفين ما تريدين القيام به وعندك العبء المضاف إليك نتيجة لتخيله الذى من الممكن أن يعنى الأبحاث، الإختبار، الاستشارة والتجربة وبعد ذلك وكما ذكرنا سالفاً تخيلى كيف تؤديها بما فى ذلك كل البدايات المحتملة مرة أخرى.

ويمكن قضاء عامين تتخيلين فيهما ما تريدين عمله وبعد ذلك ترتبين حياتك للقيام به. وأنا أعدك أنها تستحق كل المصاعب التى عليك إجتيازها حتى تصلى إليها. وسوف تبسطين حياتك على المدى البعيد.

حول هوايتك إلى عملك

واحد من أروع فوائد تبسيط حياتى هو أننى أوجدت وقتاً أكثر أكرسه لهوايتى « القراءة «. ولكن من الممكن أن تؤدى بطريقة مختلفة.

وتخصيص وقت لتسليتك المفضلة يمكن أن يؤدى إلى تبسيط حياتك.

منذ عدة سنوات أخذت صديقتى ساندرا وهى محامية، أجازة طوال الصيف لزيارة أختها التى تعيش فى إيطاليا. وكانوا يعيشون فى قرية صغيرة فى الجبال. وقد إقترحت أختها القيام بزيارة إلى استديو للنحت مجاور لهم ولم تكن لدى ساندرا أية فكرة عن النحت وفى الواقع لم تكن مهتمة به. ولكن لأنه لم يكن هناك شىء آخر يفعلونه وافقت على الاقتراح.

وهى لم تكن تعرف أى شىء عن النحت فى ذلك الوقت. لكنها وجدت الهواية التى سوف تغير حياتها.

فقد قضت كل يوم من الأيام الباقية فى أجازتها فى هذا الإستديو تتعلم كل شىء تستطيع تعلمه عن النحت. وعندما عادت إلى المنزل التحقت بفصل للنحت إستأنفت فيه ممارستها العملية للنحت أثناء عملها اليومى. أما الآن فأصبحت أمسياتها وعطلات نهاية الأسبوع مكرسة للنحت. وتدريجياً بدأت الحصول على الأدوات المختلفة التى تحتاجها فى النحت.

وفى النهاية أسست استديو فى منزلها ومن مدة قصيرة كانت تبيع أعمالها فى معارض الفن المحلية. واستقالت مؤخراً من حرفة المحاماة وتعمل الآن كنحاتة طوال وقتها. وتقوم بعمل معارض بصورة منتظمة فى قاعات كبيرة عبر البلد.

وتقول ساندرا أن حياتها لم تكن أفضل أو أبسط قبل النحت. لقد كانت حياتها مشحونة بالمكالمات الهاتفية، بالمواعيد، بالاعترفات، ومظاهر المحاكم وعدد لا يحصى من الأشياء الأخرى التى تتطلبها المهنة القانونية.

تتلخص حياتها الآن فى الإستيقاظ فى الصباح، إرتداء ملابسها الجينز والذهاب إلى الإستديو للنحت.

مدير المرسم الخاص بها يتولى كل التفاصيل العالمية فى عملها. وبالطبع فإن تأديتها لشىء تحبه حقيقة يساهم فى تبسيط حياتها.

لدى صديق آخر جمع بين هوايته (الطيران بطائرة مروحية) ومهنته فى العلاج الفيزيائى. بدأ عمله الجديد فى منتجع بعيد حيث يوجد العديد من رحلات السير على الأقدام والأنشطة البدنية الأخرى. وبالتالى هناك الذين يذهبون لقضاء العطلات بإصابات جسدية والذين يحتاجون السفر بالطائرة للحصول على تسهيلات طبية. فلقد بسط حياته واستطاع أن يؤدى ما يريده. وحياته لم تعد أكثر تعقيداً.

وقد تواجهه صعوبات لكنها صعوبات يحبها وهذاهو ما يحدث الاختلاف.

وعلى أية حال إذا لم تكن تفعل ما تحب. فالبداية بهواية طريقة لتحقيق حلمك.

اجعل عملك أكثر متعة

بمجرد أن قررت أن أبسط حياتى كانت أول الأشياء التى فعلتها فى حياتى العملية أن استقطع من عملى اليومى بنسبة 10%.

ببساطة جدولت يومى لكى أنهيه فى ساعة مبكرة. ولقد دهشت من مدى السهولة ومدى الإختلاف الطفيف الذى أضافته ساعة عمل أقل على مستوى انتاجيتى. فى الحقيقة إزدادت حيويتى تدريجياً. واستقطعت ساعة أخرى أو ما شابه مع إقلال بسيط فى الانتاج وزيادة عظيمة بالقناعة.وبدأت أبحث لماذا كان ذلك. واكتشفت بأنى وقعت فى مصيدة الإعتقاد بأنه يجب على أن أؤدى كل شىء اليوم أو على الأقل غداً. لذلك كنت دائماً اعمل تحت ضغط غير ضرورى وكان ذلك مضحكاً.

وخطوة خطوة تعلمت الأفضلية فى المحادثات الهاتفية. فليس على أن أرد مباشرة على كل مكالمة هاتفية. فالبعض منها يمكن أن ينتظر يوم أو اثنين أوحتى إسبوع. وقد أبهجنى أن اكتشفت أن البعض منها لا يجب الرد عليها إطلاقاً. ومن إطار المشروعات تعلمت أن أكون أكثر تعقلاً وأن أبدأ مشروعات ذات إطار فنى والتى من الممكن إتمامها.

وبدأت أدرك ( كما فعلت تجاه المحادثات الهاتفية ) أنه ليس كل شىء يجب أن يتم اليوم.

وبدأت مضاعفة الوقت، وحددت مشروع معين سوف أستمر فى عمله حتى يتم.

وليس فقط كان من السهل أن تنهى الأشياء فى موعدها لكن كان هناك ضغط أقل لأنه لم يكن هناك صراع من أجل الوصول إلى خط النهاية.

قررت أن أترك فى جدولى ساعة من وقتى على الأقل يومياً (للازعاج) مثل المحادثات الهاتفية ـ المقابلات غير المحددة مسبقاً ـ البحث عن الأوراق المفقودة والأشياء الأخرى التى تسرق الوقت.وهى غير ممكنة فى عالم الأعمال اليومى والتى نادراً مانحسب حسابها. وهذا يعنى ساعة أخرى (عديمة الانتاج). ولكن كان هناك دائماً ازعاج. إلا أن إدراجهم فى الجدول جعلنى ببساطة أعترف بوجودهم وبالتالى أقلل من القلق بشأنهم. معترفة بأنى كنت اعمل لنفسى فلم يكن لدى مدير يجبرنى على عمل شىء. وفى نفس الوقت وأى شخص قام بهذا عرف بأننا غالباً ما نوجد جدول غير واقعى لأنفسنا أكثر مما يفعل أى مدير.

سواء كنت تعمل عشرة ساعات أو إثنى عشر ساعة وسواء كان لنفسك أو لأى شخص آخر فإن العمل أقل حتى لو استقطعت ساعة أو ساعتين فقط فى يوم أو اثنين إسبوعياً ـ فهى طريقة مؤثرة وفعالة للخروج من يوم عمل.

توقف عن العمل المزدحم

العمل المزدحم هو الخالى من الانتاج. مثل الوقت الذى نقضيه فى شحذ الأقلام الرصاص، فى إجراء الاتصالات الهاتفية، فى إحضار فنجان آخر من القهوة، فى ترتيب الجدول، فى كتابة تقارير، فى عمل أبحاث، فى عمل المزيد من الاتصالات الهاتفية غير الضرورية.

أشياء نقنع أنفسنا بأدائها قبل أن نبدأ عملنا الحقيقى. وبعض العمل المزدحم ضرورى ولا يمكن تجنبه.

وهناك سببان لهذا العمل:

أولاً، أننا لا نريد أن نفعل ما هو مفترض علينا أن نفعله.

ثانياً: أنه ليس لدينا شىء علينا تأديته ولكننا نريد أن نبدو مشغولين فى هذا العصر من العمل الاجبارى.

لقد ارتفع هذا العمل إلى شكل فنى فأصبح ظاهرة طبيعية فى معظم الحالات وهو الأمر الذى يجعلنا نقضى من 10 إلى 12 ساعة يومياً فى المكتب.

واحد من أول الأشياء التى أقلعت عنها عندما بدأت العمل أقل والاستمتاع أكثر وكان من الصعب أن تعرف بالضبط ماذا يعنى العمل المزدحم بالنسبة لك. لأن الأنشطة الفعلية تتنوع من شخص لآخر ومن عمل لآخر. لكن فى بعض المستويات أنت تعلم أنك كنت تقوم بها حتى لو كنت لا تريد الإعتراف بها علانية. فأنا أستطيع أن أخبرك بأنك عند التوقف عن هذا النوع من العمل فإن ذلك سوف يبسط حياتك، ليس لأنك ستكون تعمل أقل ولكن النسبة المئوية العظمى من وقت عملك ستنقضى فى القيام بالعمل الذى سيكون أكثر اقناعاً.

إذا وضعت أولويات قبل أن تبدأ العمل وبعد ذلك لا تقوم بأداء أى شىء إلا إذا كان ضمن جدولك فالكثير من العمل المزدحم سوف يتبدد.

أشرك عائلتك فى حياتك العملية

لدى صديقة تعمل كمنتجة تليفزيونية ناجحة. تعمل لساعات طويلة فى مكتبها مع مجموعة. وهى تجيد ما تقوم به، متزوجة من فنان متفرغ يقوم بعمله فى المنزل، ويقوم كذلك بدور الأم بالنسبة لولديه.

وواحد من الأشياء التى قررتها كاترين وجاك لتبسيط حياتهم العائلية هى أن يشركوا أطفالهم فى حياتهم العملية. كان الأطفال معتادين على عمل والدهم لأنهم كانوا على حريتهم فى المجئ والذهاب إلى المرسم الموجود بالمنزل وكذلك يذهبون معه إلى الصالات حيث تباع أعماله.

وعلى الأقل مرتين بعد الظهر إسبوعياً يأخذ جاك الأطفال إلى مكتب كاترين لتناول الغذاء ثم قضاء نحو ساعة يشاهدون فيها والدتهم فى العمل.

وتقابلوا مع كل زملاء كاترين فى العمل ومع معظم عائلتهم لأن كاترين شجعت باقى المجموعة على إحضار أطفالهم إلى الأستوديو.

وبينما كان وجود طفلين فى مكتبها أثناء العمل مضيعة للوقت بالنسبة للوالدين إلا أن جاك وكاترين شعروا أن ذلك يستحق المجهود.

فقد أصبح لدى الأطفال فهم تام بما يقوم الوالدين به. فعندما يكونا بعيدين عنهم يشعرون بالإرتباط بالمحادثات الخاصة بعمل والديهم.

وقبل أن تبدأ كاترين إشراك أطفالها فى عملها كانوا يصرخون بشراسة عندما تتركهم وتذهب إلى المكتب فكانوا يكرهون مغادرتها. أما الآن ولأنهم يعرفون أين ستذهب والدتهم ويعرفون من ستقضى وقتها معهم، ويعرفون تقريباً ماذا ستفعل فسوف يكونوا أكثر إنصياعاً لمغادرتها اليومية إلى مكتبها، وعلى الأقل بالنسبة لكاترين هناك فائدة غير متوقعة من وجود أطفالها فى مكان العمل بصورة متكررة والذى ساعد على إزالة التوتر المزاجى الموجود فى بيئة العمل.

وجد العديد من المخرجين متعة خاصة فى استطاعتهم المشى داخل المكتب أو قضاء عدة لحظات ماسكين قفاز رضيع أو أن يأخذوا وقتاً لشرح الخطوات لطفل فضولى. ووجود الأطفال جعل المجموعة قريبة من بعضها، وأوجد فرصة لمعرفة المواهب الخاصة والحاجات الأخرى لأفراد العائلة.

من الواضح أنه ليس كل مكان فى العمل معد لزيارات الأطفال. لكن من المحتمل أن ذلك يستوجب الإهتمام وأن تفكر فى الطريقة التى تشرك بها أطفالك فى حياتك العملية. فربما تستطيع أخذهم إلى المكتب فى نهاية الأسبوع وعندما تكون الأمور أقل فى ضغط العمل، اجعلهم يتقابلوا مع زملاء العمل وإذا أمكن لعمالك فاجعلهم يتقابلوا مع أطفالهم. و اشرح لهم عملك، وأريهم عينات من عملك، أو نتائج عملك. أن نجعل العائلات مع بعضهم هو بالتأكيد إحدى الطرق لتقليل التعقيدات فى عالم اليوم. وإشراك أطفالك فى حياتك العملية طريقة جيدة لكى تبدء.